پروژه مالی (انبار)

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط احمد کوسلی

بازدید: 792

تعريف انبار:

امروزه انبار ديگر حالت يك محفظه را ندارد بلكه عمليات آن زماني كافي
و رضايتبخش است كه از دو جهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرار گيرد بطور كلي انبار محل و فضايي است يك يا چند نوع كالاي بازرگاني – صنعتي يا مواد اوليه يا فرآورده‌هاي مختلف در آن نگهداري مي‌شود و يا مي‌توان گفت محل و فضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات، كالاهاي نيمه ساخته (در جريان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفي، قطعات يدكي ماشين‌آلات، ابزار‌آلات و اجناس اسقاط است كه براساس يك سيستم صحيح طبقه بندي مي‌شوند.

سپس براي طراحي يك سيستم انبارداري، قسمت انبار بايد حداقل مشمول موارد ذكر شده باشد.

هدف و اهميت از استقرار يك سيستم انبار:

هدف از تشكيل و ايجاد انبارها چه در سازمانهاي دولتي و چه بخش خصوصي، تامين و نگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است.

بطوريكه اگر مواد و لوازم مورد نياز به موقع تهيه و در دسترس واحد مصرف كننده قرار داده نشود، در گردش كار و فعاليتهاي آن موسسه وقفه ايجاد مي‌گردد.

انبارداري عبارت است از كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري و تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب و مديريت انبارداري نيز برنامه ريزي و سازماندهي و هماهنگي و هدايت و كنترل عمليات انبارداري است. همچنين وظايف انبار به شرح زيرمي‌باشد:

(1) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود

(2) همكاري و مساعدت در خريد و تامين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.

(3) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات و دستورالعملهاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحيح انبارداري، موجبات تسريع در انجام امور سازمان و توليد بي‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جويي و كاهش هزينه‌هاي توليد را موجب شده و بنيه مالي شركت (سازمان) را تقويت مي‌نمايد.

اجراي قوانين و دستورالعملهاي سازمان در كليه امور خصوصاً انبارداري كه جنبة مالي دارد لازم الاجراست و عدول از آن كيفر به همراه دارد. گرچه كهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنياي صنعتي امروز موجبات كندي كار را فراهم مي‌نمايد ولي در پي اصلاح و نوسازي آن همواره بايد تلاش نمود.

اگر سيستم انبار صحيح بنا شود تمام بخشهاي ديگر به راحتي با انبار ارتباط اطلاعاتي و موجودي خواهد داشت اهم و واحدهاي درگير با انبار عبارتند از: توليد، حسابداري صنعتي، نگهداري و تعميرات، فروش، بازرسي،تداركات، برنامه‌ريزي، حسابداري مالي كه ارتباطي سيستماتيك با انبار دارند.

حفاظت از موجوديها :

ضرورت حفاظت از موجوديهاي مواد و كالا در واحدهاي تجاري دلايل متفاوت داشته و به نوع، ارزش، وزن و اندازه و كاربربرد موجودي‌ها بستگي دارد.

شركتها مي توانند براي حفاظت از موجودي هاي خود از طريق تدوين و اجراي مقرراتي در مورد انبارها و بررسي مستمر عمليات انبار اقداماتي پيشگير را به عمل آورند. برخي از اين گونه اقدامات پيشگير در مورد عمليات انبار، به طور خلاصه به شرح زير است :

1-   ممنوعيت يا محدوديت در ورود و دسترسي افراد غير مجاز به محدوده انبار.

2-   قفل كردن درب انبارها در ساعات غير كاري.

3-  شمارش، توزين و يا اندازه گيري تمامي اقلام دريافت شده و كنترل دقيق آنها با سفارش هاي خريد با ساير مدارك كه هنگام دريافت كالا در دسترس مي باشد.

4-   كنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد، وضعيت و مشخصات.

5-   وجود درخواست كالا نسبت به كليه اقلامي كه بايد از انبار خارج شود.

6-   نگهداري اقلام گران بها در محوطه و قفسه هايي كه بتوان آنها را به طور كامل محصور يا قفل كرد.

7-   مطابقت و كنترل شمارش ادواري موجودي ها و مطابقت با مدارك مربوط.

8-   بررسي مصارف غير عادي، كسرهاي احتمالي و مصارف تاييد نشده.

9-   كنترل ادواري برگ‌هاي درخواست كالا از لحاظ معتبر بودن امضاهاي مجاز براي كالا از انبارها.

سازمان داخلي انبارها :

نظر به اينكه قسمت عمده اي از منابع نقدي شركت توليدي، به مصرف سرمايه گذاري براي موجودي هاي مواد مي رسد، اگر از روشهاي انبارداري مطمئن و منظمي استفاده نشود، زيان هاي جبران ناپذيري ببار خواهد آمد.به عنوان مثال، نداشتن موجودي مواد به حد كافي، موجب وقفه هايي در توليد مي شود و با خريد هاي فوري براي جلوگيري از اين وقفه ها نيز هزينه هاي توليد، افزايش مي يابد. اگر مواد بيش از حد مطلوب خريداري شده باشد، باعث ركود سرمايه و افزايش هزينه هاي انبارداري مواد مي شود.

روش انبارداري بايد طوري طراحي گردد كه از حيف و ميل، فايد شدن و افت نامناسب مواد جلوگيري شود و نقل و انتقال، جابجايي، حفظ و حراست موجودي مواد، به طور مطلوب صورت گيرد.

ساختمان انبارها ترجيحاً بايد نزديك به محل توليد باشد تا انتقال مواد، مخصوصا مواد سنگين و پرحجم به واحدهاي توليدي، بآساني صورت گرفته، هزينه آن نيز به حداقل كاهش يابد.

1-  مسئوليت امور انبار و نگهداري موجودي هاي جنسي به عهده انباردار است. او بايد تجربه و دانش كافي در روش هاي انبارداري، لياقت و كفايت اداره عمليات را دارا باشد و امانت داري او مورد تاييد قرار گيرد.

ايمني انبار :

اولين اقدام در جهت بهبود سيستم كنترل كارآمد موجوديها محدود كردن دسترسي و ورود افراد غير مجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبارهاست. كنترل اقلام صادره و وارده و وجودانبار محصور از جمله موارد اساسي براي اجراي برنامه شمارش صحيح و موفق موجودي هاست، امكان دسترسي افراد غير مجاز به موجودي ها نه تنها امكان تغيير در ميزان موجودي ها را بدون استفاده از مدارك مثبته فراهم مي سازد بلكه مسئوليت صحت اقلام موجودي را كاركنان انبار نمي‌توانند تقبل كنند.

به منظور حصول اطمينان بيشتر از اين كه تمامي مدارك و اسناد انبار به موقع و به گونه اي مناسب مورد استفاده قرار مي گيرد و اشتباهات در موجودي ها به موقع و سريع مورد بررسي و رفع مي گردد. لازم است كه كوشش هايي كه در اين زمينه به عمل مي آيد هماهنگ شود. كنترل هاي كارآمد بايد مستقر و تفهيم و به كار گرفته شود بطوري كه كاركنان انبار و ساير قسمت هاي شركت نسبت به آثار با اهميت اشتباه در موجودي ها آگاه شوند و به افراد غير مسئول نبايد اجازه داده شود كه در فعاليت هاي مربوط به موجودي ها يا انجام تعديلات مربوط در مدارك موجودي ها دخالت كنند.

طبقه بندي و كدگذاي موجودي ها :

در شركت مورد نظر معمولاً براي هر يك از اقلام انبار يك شماره رمز يا علامت اختصاري (كد) تعيين مي شود تا به جاي اسم و مشخصات فني آنها به كار رود. استفاده از شماره هاي رمز (كد) كار كليه اشخاص را كه با انبار سر و كار دارند سريع تر و دقيق تر مي كند به طوري كه مي توان گفت تنظيم فهرست شماره هاي رمز كالا يكي از اقدامات صروري اوليه براي كنترل موجودي ها و شكل دهي حسابداري انبار به شمار مي رود. تنظيم فهرست بايد با دقت و مطالعه كافي انجام گيرد تا از يك طرف كدهايي كه براي انواع مختلف يك كالا تعيين مي شود وجه مشتركي با يكديگر داشته باشند و از طرف ديگر از بكارگيري رمزهاي (كدهاي) نزديك به هم براي اقلام متفاوت خودداري شود تا حتي المقدور از بروز اشتباهات جلوگيري گردد.

براي كدگذاري اقلام موجودي مي توان اقلام انبار را با حروف يا اعداد يا تركيبي از حروف و اعداد مشخص نمود، كه روشي كه بيش از هم متداول است و شركت از آن استفاده مي كند، سيستم اعشاري است كه كليه اقلام كالا فقط بوسيله اعداد مشخص مي گردند و به اين سيستم براي بكارگيري در زبان فارسي كه اغلب حروف آن متحدالشكل است و امكان اشتباه با يكديگر زياد است مزيت دارد. به علاوه اين روش در سيستم هاي كامپيوتري نيز مناسب تر از تركيب حروف و اعداد است. در عمل نيز مشاهده مي شود كه متصدي انبار و كاركنان سيستم انبارها و حسابداري و همچنين مسئول خريد با نهايت سهولت شماره هاي رمز موادي كه مورد مصرف بيشتر دارند به خاطر مي سپارند و با به كارگيري آن مـأنوس مي شوند و در حسابداري انبارها نيز قيمت اقلام صادره نيز به آساني صورت مي گيرد و از بروز مغايرت هاي ناشي از اشتباه در اندازه و نوع كالا جلوگيري مي شوند. سيستم انتخابي براي كد گذاري موجودي ها بايستي قابل بسط، دقيق، مختصر، مناسب، راحت و با مفهوم و عملي باشد، سيستمي كه حاوي خصوصيات فوق باشد كارآمد و موثر خواهد بود.

 

وظايف انبارداري:

(1) تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان، رسيدگي و بررسي طبق اسناد و مدارك اوليه.

(2) صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي.

(3) مراقبت و نگهداري كالاها از سرقت، صدمه، ضايعات، حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه‌بندي يا چيدن اقلام در انبار.

(4) پيش بيني، برنامه ريزي و كنترل مواد انبار و انجام انبار گرداني متناسب با نوع شركت و كالاهاي آن و سياست موسسه.

(5) تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات، موجوديها نظريات اصلاحي و ساير گزارشات مورد نياز مديريت.

(6) صدور قبض انبار (برگ رسيد جنس به انبار) پس از در يافت كالا و حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي و فرمهاي مرجوعي در صورت برگشت كالا و ساير فرمهاي مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و كارتهاي مربوطه.

(7) بايگاني اسناد و مدارك مربوط به انبار و تعبيه يك كارت براي هر يك از اقلام انبار.

فرمهاي مورد نياز در انبار:

در اين قسمت برخي از فرمها مختص انبار و انباردار مي‌باشد و برخي ديگر در ارتباط با انبار است وكليه موارد آن به شرح زير است كه مفصلا توضيح داده مي‌شود،

برگ درخواست خريد:

اين فرم توسط انبار تكميل مي‌گردد و به منظور خريد اقلام برنامه‌اي يا بر اساس مصوبات شركت مورد استفاده واقع مي‌‌گردد و داراي كاربردهايي به شرح موارد زير است:

(1) درج مشخصات اقلام مورد نياز.

(2) مبناي تائيد و تصويب خريد اقلام درخواستي.

(3) مبناي انجام استعلام و عمليات خريد (خريد داخلي).

(4) مبناي در خواست پيش فاكتور در مورد خريدهاي خارجي.

(5) مبناي ثبت كارت سفارش انبار و پيگيري خريد اقلام در خواستي.

(6) كنترل و مطابقت اقلام خريداري شده (خريدهاي داخلي).

برگ درخواست خريد:

 

 

برگ سفارش خريد:

اين فرم براي عقد قرارداد با فروشنده كالاي مورد نظر استفاده مي‌‌‌‌شود و توسط اداره خريد تهيه و براي خريدهاي خارجي بر مبناي فرم درخواست خريد تنظيم مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است.

(1) به عنوان درخواست خريد رسمي و قطعي از فروشنده است.

(2) اعلام مشخصات دقيق و شرايط مورد قبول به فروشنده.

(3) تاييد سفارش توسط فروشنده از طريق امضا؛ و عودت يك نسخه از فرم.

(4) پيگيري اقلام سفارش شده توسط سرپرستي انبار يا انبارداري.

(5) مبناي كنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دريافت آنها.

فرم بر‌‌گ سفارش خريد به شكل زير است:

برگ سفارش خريد:

 

 

برگ ارسال و تحويل كالا:

در شرايطي كه كالا توسط تداركات دفتر مركزي خريداري مي‌گردد از اين فرم براي كنترل ارسال اقلام خريداري شده توسط تداركات دفتر مركزي به كارخانه و همچنين براي كنترل و تحويل و تحول اقلام ارسالي از كارخانه به دفتر مركزي مورد استفاده قرار مي‌گيرد و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

(1) درج مشخصات كل اقلام ارسالي به كارخانه.

(2) مبناي ارسال كالا توسط تداركات مركز و پي‌‌گيري رسيدن اقلام ارسالي به شعب و كارخانجات.

(3) مبناي تحويل و تحول اقلام ارسالي به كارخانه.

(4) به عنوان رسيدي در دست تحويل دهنده.

اين فرم به شكل زير مي‌باشد:

برگ ارسال و تحويل كالا:

         

حواله انبار محصول:

اين فرم جهت تحويل كالا از انبار محصول به خريدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول يا فروش تنظيم مي‌شود.

برگ برگشت (مرجوعي)كالا به انبار:

هنگاميكه مازاد كالاي دريافتي به انبار برگردانده مي‌شود تنظيم مي‌گردد و توسط انبار يا برگشت دهنده تكميل مي‌شود و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

(1) نشان دادن مشخصات مواد، قطعات و ساير اقلام برگشتي به انبار با ذكر مشخصات اقلام برگشتي.

(2) رسيدي در دست برگشت دهنده است.

(3) مبناي قيمت گذاري اقلام برگشتي.

(4) مبناي ثبت كارتهاي موجودي و حسابداري انبار.

برگ برگشت كالا به انبار:

تذكر: در هر سازمان و يا شركتي نسخها بر حسب سليقه ممكن است متفاوت باشد.

روشهاي تهيه و مصرف مواد :

روشهاي حسابداري تهيه و مصرف مواد شامل فرمها و مدارك لازم براي ثبت هاي دفتر كل در سيستم حسابداري مالي بوده و همچنين شامل اطلاعاتي است كه جهت هزينه يابي يك مرحله يا يك دايره مورد نياز مي باشد. فرم هاي درخواست خريد، درخواست كالا از انبار، صورتحساب خريد مواد، گزارش ضايعات و خلاصه مواد مصرف شده در زمره فرم هايي هستند كه براي كنترل مواد در يك سيستم هزينه يابي مورد استفاده قرار مي گيرند.

خريد مواد مستقيم – خريد هر گونه مواد غالباً توسط دايره خريد كه در رأس آن مدير خريد قرار دارد، انجام مي گيرد. در هر صورت لازم است روشهاي منظم و مدوني براي تعيين مسئوليت و ارائه اطلاعات كامل در مورد مصرف نهايي موادي كه سفارش داده شده و دريافت گرديده اند، وجود داشته باشد. دايره خريد بايد (1) درخواست هاي خريد براي مواد مستقيم، مواد غير مستقيم و ماشين آلات را دريافت كند.(2) از منابع تهيه كالا، قيمت ها و برنامه هاي زمان بندي تحويل كالا آگاهي داشته باشد. (3) ارتباط منظم و مناسبي را از طريق گزارشات بين دواير خريد ( تداركات و بازگاني ) و حسابداري برقرار نمايد.

خريد مواد غير مستقيم، دريافت خدمات و تعميرات – روش مورد استفاده براي خريد مواد مستقيم را مي توان در تمامي دواير و قسمتهاي شركت به كار گرفت. استفاده از برگ هاي در خواست خريد براي خريد وسايل و تجهيزات مورد نياز دوايري از قبيل حسابداري، رستوران، حفاظت و نگهداري ساختمان ها، فروش، باسكول، كشاورزي و ساير دواير مناسب مي باشد. براي مثال اگر دايره حسابداري به چاپ فرم هاي جديد نياز داشته باشد، بايد يك برگ درخواست خريد به مسئول خريد ارسال داشته و بعد از آن مسئول خريد به چاپخانه براي تهيه فرم هاي مورد نياز مراجعه مي كند. به منظور اعمال كنترل هاي صحيح در مورد كليه خريدها، وجود برگ هاي درخواست و صورتحساب براي تمامي كالاهاي خريداري شده و خدمات دريافت شده، ضروري مي باشد.

در بعضي موارد سرپرست دايره يا يكي از كاركنان مي تواند از طريق تلفن، خدمات مورد نياز را درخواست كنند تا كار تعميرات در اسرع وقت انجام گيرد. در چنين مواردي مأمور خريد يك برگ درخواست خريد تكميل نشده را امضاء نموده و بدين ترتيب هزينه تمامي تعميرات و خدمات را بدون آگاهي از هزينه واقعي آن تأييد مي كند. هنگامي كه صورتحساب تعميرات دريافت گرديد، مسئول تأييد صورتحساب ها مبلغ صورت حسابهاي مربوط را با رئيس دايره اي كه تعميرات مزبور براي آن صورت گرفته است كنترل مي نمايد و سپس صورتحساب را براي پرداخت، تأييد مي كند.

فرم خريد – فرم اصلي مورد استفاده براي خريد شامل فرم درخواست خريد مي باشد. هنگامي كه موجودي يك قلم كالا به ميزان حداقل مي رسد، برگ درخواست خريد توسط انباردار، كه مسئول آگاه ساختن مأمور خريد است، مدير كارگاه كه نياز به خريد مواد مشخص را پيش بيني و تعيين مي كند، يكي از كاركنان دايره مهندسي يا تحقيقات كه نياز به خريد مواد با ماهيتي خاص را تشخيص مي دهد، تنظيم مي گردد. در مورد مواد استاندارد، مأمور خريد ممكن است، باستناد شماره موجودي، به اطلاعات زيادي نياز نداشته باشد و از قضاوت شخصي خود براي منابع تهيه كالا و مقدار آن استفاده كند. در مورد ساير درخواست هاي خريد، ممكن است ارسال جرئيات، شماره كاتالوگ، وزن، استانداردها، نام هاي تجاري انواع مختلف كالا و قيمت پيشنهادي توسط درخواست كننده، ضروري باشد.

رسيد موقت انبار:

اين فرم مشخص كننده اين است كه جنس به انبار رسيده و تحويل انباردار گرديده ولي بدلايلي چون نرسيدن كامل اجناس ويا بزرگ بودن محموله و در راه بودن بقيه، همه آن نرسيده است و داراي كاربردهاي زير است:

(1) ضبط اطلاعات كلي اقلام وارده هنگاميكه بررسي دقيق اقلام به سرعت امكانپذير نباشد.

(2) به عنوان رسيد موقت در دست تحويل دهنده است.

(3) مبناي پرداخت پسكرايه حمل است.

-توزيع نسخ: فرم رسيد موقت در چهار نسخه توسط انباردار تنظيم شده كه به شرح زير توزيع مي‌گردد:

نسخه اول: اين نسخه به امور مالي جهت پيگيري و دريافت رسيد قطعي انبار صادر مي‌شود.

نسخه دوم: به واحد انبار جهت برسي صندوقها، بستها و غيره ارسال مي‌شود تا اقدام به كنترل و بازرسي و تحويل قطعي كالا گردد.

نسخه سوم: براي تحويل دهنده كالا (آورنده جنس) به عنوان رسيد موقت جهت دريافت هزينه حمل و غيره فرستاده مي‌شود.

نسخه چهارم: آخرين نسخه به واحد كنترل و بازرسي براي مستند نمودن گزارشهاي خود ارسال مي‌گردد.

رسيد موقت انبار:

رسيد دائم انبار:

هنگام دريافت و رسيد كالا به انبار اين فرم به منزلة تاييد تحويل كالا به انبار بوده و توسط انبار تنظيم مي‌شود و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

(1) اعلام و تاييد رسيد اقلام وارده به انبار و ذكر مشخصات اقلام.

(2) اعلام رسيد محموله هاي برگشتي از فروش به انبار محصول.

-توزيع نسخ:

نسخه اول: جهت حسابداري انبارها تا پس از قيمت گذاري از روي فاكتور فروشنده براي صدور سند حسابداري و ثبت كارت حسابداري انبارها ارائه مي‌شود.

نسخه دوم: براي حسابداري مالي كه همراه برگ درخواست فاكتور فروشنده و ساير مدارك مربوط ملاك تسويه حساب واقع مي‌شود.

نسخه سوم: اين نسخه براي كاردكس جهت ثبت مقدار اجناس در كارتهاي مربوط به خودشان و بايگاني اين نسخه در آن قسمت ارسال مي‌شود.

قابل ذكر است اگر كاردكس در محل انبار باشد كاردكس نويس مي‌تواند از همان نسخه مخصوص انبار استفاده نمايد ولي در صورتي كه كاردكس نويس نزد مدير انبارها خدمت كند ارسال يك نسخه از رسيد انبار جهت ثبت در كارت انبار توسط كاردكس نويس الزاميست.

نسخه چهارم: اين نسخه در انبار جهت بايگاني به صورت شماره پياپي باقي مي‌ماند.

نسخه پنجم: مخصوص آورندة جنس (تحويل دهندة كالا) به عنوان رسيد جهت مراجعه به شركت و تسويه حساب ارائه مي‌گردد.

برگ رسيد دائم انبار:

برگ رسيد و تحويل مستقيم:

در شرايطي كه اقلام خريداري شده مستقيماً به درخواست كننده تحويل داده شود اين فرم توسط قسمت مصرف كننده كه نقش انباردار را ايفا مي‌گند تنطيم مي‌شود و داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

(1) اعلاميه و تاييديه اقلام (غير انبار) خريداري شده و ذكر مشخصات دقيق آنها.

(2) مبناي رسيد جنس به تحويل گيرندة نهايي(متقاضي).

(3) مبناي قيمت گذاري اقلام خريداري شده.

-توزيع نسخه هاي فرم انبار مستقيم:

نسخه اول: به واحد مصرف كننده براي تعيين قيمت و صدور سند حسابداري.

نسخه دوم: حهت تسويه حساب با فروشنده كالا يا مامور خريد به حسابداري مالي ارسال گردد.

نسخه سوم: ب انبار جهت پشت شماره نمودن فرم انبار ارسال گردد.

نسخه چهارم: به عنوان رسيد تحويل كالا و بايگاني نمودن آن به واحد تداركات و سفارشات ارسال گردد.

رسيد انبار مستقيم (اقلام غير انبار):

 

كارت حساب انبار:

اين كارت توسط مسئول كار دكس مركزي عمل مي شود و تقريبا مثل كارت انبار است. با اين فرق كه ستون مبلغ هم در آن وجود دارد.

يك كارت حساب هم مقدار فيزيكي و هم ريالي را كنترل مي نمايد.

كارت حساب انبار: محل نگهداري كاردكس مركزي

 

 

 

 

كارت سفارش انبار:

اين كارت داراي كاربردهاي زير مي‌باشد:

(1) پيگيري اقلام درخواستي از طريق واحد سرپرستي انبارها

(2) درج و كنترل مقدار اقلام درخواستي، سفارش داده شده و تعداد دريافت شدة مربوط به هر سفارش

(3) تعيين اقلام مورد درخواست سفارش داده شده يا دريافت شده

كارت سفارش انبار: محل نگهداري سرپرستي انبارها

 

                                               

برگ برگشت از خريد:

در موارديكه كالاهاي خريداري شده بدلايلي پس داده مي‌شود، انبار اين فرم را تنظيم مي‌كند كه در سه نسخه مي‌باشد.

برگ برگشت از خريد:

 

 

برگ برگ تحويل اقساط:

اين فرم توسط انبار هنگاميكه يكي از بخشهاي كارخانه، جنس اقساطي را تحويل انبار مي‌دهد تنظيم مي‌شود.

جواز خروج:

اين فرم توسط افراد مجاز براي خروج كالا از كارخانه مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

برگ كالاي اماني ارسالي:

اين فرم در موقع ارسال كالا بصورت امانتي به موسسه يا قسمتي كه به آن نياز دارد توسط انباردار تنظيم مي‌شود.

برگ برگشت كالاي اماني ارسالي:

اين فرم هنگام برگشت كالاهائيكه قبلا بصورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط انباردار صادر مي‌شود.

برگ كالاي اماني دريافتي:

اين فرم براي كالاهائيكه بصورت امانت از موسسه يا قسمتهاي ديگري دريافت گرديده مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط انبار صادر مي‌شود.

برگ برگشت كالاي اماني دريافتي:

اين فرم هنگام عودت دادن كالاهائيكه قبلا به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار مي‌گيرد و توسط انبار صادر مي‌شود.

برگ تحويل كالاي ساخته شده به انبار:

هنگام تحويل كالاي ساخته شده از قسمتهاي توليدي به انبار صادر مي شود و توسط قسمتهاي توليدي پر مي شود.

برگ تعديل (افزايش/كاهش) موجودي:

چنانچه در صدد باشيم مقدار آماري موجودي (ريالي يا مقداري) انبار را كاهش يا افزايش بدهيم، ولي موجودي واقعي را تغييري ندهيم اين فرم مورد استفاده قرار مي گيرد. مثلا در انبار گردانيها براي تعديل حسابها در انبارها از اين فرم بهره گرفته مي شود.

صورت شمارش موجوديها:

اين صورت توسط انباردار به منظور انبارگرداني از اقلام موجوديهاي داخل انبار شمارش و مورد محاسبه قرار مي گيرد و فرم آن به شكل زير مي باشد؛

صورت شمارش موجوديها:

برگ انتقال كالا بين انبارها:

گاهي اوقات به دلايل مختلفي اعم از كمبود كالا در يكي از انبارها يا به منظور ذخيره كردن در آن انبار و ….. يكسري از كالاهاي مورد نياز از يك انبار به انبار ديگر منتقل مي‌شود.

برگ انتقال كالا بين انبارها:

 

برگ كنترل اسناد:

اين فرم همراه يك دسته از فرمها كه قرار است از قسمتي به قسمت ديگر فرستاده شوند ارسال مي‌شود تا در صورتيكه فرمهاي ارسالي تعدادشان تغيير كرده باشد مشخص شود و توسط قسمت ارسال كننده، فرمها تهيه و تنظيم مي‌شود.

 

 

روش ارزيابي موجودي مواد قيمت گزاري مواد صادره از انبار :

با توجه به اينكه مواد اوليه، مهمترين عامل تشكيل دهنده بهاي تمام شده محصولات ساخته شده ايت و در طول دوره هاي نرخ مواد خريداري شده به علل مختلف ثابت نيست، لذا نرخ موادي كه به توليد صادر مي شود بي تأثير مي شود بي تأثير از نرخ مواد خريداري شده نخواهد بود. براي محاسبه بهاي تمام شده محصولاتي كه در يك دوره مالي توليد مي شوند ابتدا بايد بهاي تمام شده مواد به كار رفته در محصولات محاسبه شود و به عنوان مهمترين عامل هزينه توليد منظور گردد. در يك دوره مالي، محصولات مشابه معمولاً با موادي ساخته مي شوند كه با نرخ هاي متفاوت خريداري شده اند. پس از هر بار كه مواد از انبار صادر مي‌شود، بايد مشخص گردد از كدام محموله و با چه نرخي بوده است تا بتوان بهاي تمام شده مواد صادره به توليد را محاسبه كرد و همچنين بهاي تمام شده موجودي مواد را به دست آورد. به منظور محاسبه بهاي تمام شده موجودي مواد پايان دوره شركت‌هاي توليدي معمولاً از روش نگهداري دائمي موجودي مواد استفاده مي نمايند. چون كارخانه به دليل افزايش يا كاهش توليد، همواره با تغيير ميزان مصرف مواد مواجه خواهد بود بنابراين، در هر زمان بايستي مدير از تعداد يا مقدار موجودي مواد در انبار مطلع باشد. براي محاسبه بهاي تمام شده موجودي انبار از روش هاي گوناگوني براي ارزيابي آن استفاده مي شود كه اهم آنها عبارتند از : روش اولين صادره از اولين وارده، روش اولين صادره از آخرين وارده و روش ميانگين موزون، كه شركت مورد نظر از روش سوم يعني روش ميانگين موزون استفاده مي‌كند.

روش ارزيابي موجودي به روش ميانگين موزون :

در اين روش فرض بر آن است كه مواد ارسال شده از انبار شامل مقادير يكساني از هر محموله موجود در انبار در تاريخ ارسال مي باشد. غالباً درج قيمت هاي صورت حساب روي اقلام مواد امكان پذير نيست بنابراين هزينه يابي مواد مصرفي طبق قيمت هاي مندرج در صورت حساب، عمل نمي باشد. ممكن است چنين استدلال شود كه صدور مواد از انبار به طور تصادفي صورت مي گيرد و نه با توجه به واحدها و هزينه هاي مشخص، بدين ترتيب هزينه ميانگين تمام واحدهاي موجود در انبار در زمان صدور، معيار رضايت بخش براي هزينه مواد خواهد بود. بهر حال اين روش را در موردي كه مواد موجود در انبار قابل شناسايي باشند نيز مي توان مورد استفاده قرار داد. در صورتي كه مواد اوليه از اقلام متعددي كه هزينه واحد آنها نيز كم است تشكيل شده باشد و قيمت ها نيز بطور مستمر در حال تغيير باشد، استفاده از روش ميانگين موزون عملي بوده و توصيه نيز مي شود.

كنترل هاي مورد نياز هنگام دريافت كالا از فروشنده:

كنترل‌هاي مورد نياز هنگام دريافت كالا از فروشنده مستلزم:

(1) وجود همكاري بين واحدهاي مربوط به خريد، دريافت، آزمايش، انبار و حسابداري

(2) تمركز يافتن كليه خريدها در قسمت خريد

(3) به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات

(4) انبار كردن تمام مواد و ملزومات به طرز خاصي كه به نحو دقيق و با سرپرستي كامل محافظت گردند.

(5) تعيين ميزان حداقل و حداكثر موجودي هر جنس به نحوي كه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.

(6) انجام عمليات صحيح در مورد صدور اجناس به طوريكه آن طبق درخواستهاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.

از جمله كنترل‌هاي ديگر در هنگام دريافت كالا و يا كنترل كالاهاي ورودي كه يكي از وظايف مهم انباردار در هنگام ورود كالا، مطابقت كالاها با مشخصات كالاهايي كه قبلاً درخواست كرده مي‌باشد. انباردار بايد مشخصات كالا را كه منظور نوع، تعداد، رنگ و غيره است را با درخواست قبلي خود كه در آن هم تمام مشخصات كالا قيد شده بود تطبيق داده و رسيد انبار صادر كند.

قابل ذكر است كه ورود بعضي از كالاها از جمله كالاهاي اماني، كالاهاي ساخته شده و يا كالاهاي نيمه ساخته و……… احتياج به مطابقت با مشخصات كالا ندارد. زيرا قبلا درخواستي براي آنها صورت نگرفته است (يا كالاهايي كه براي اولين بار وارد انبار و يا داراي تنوع زيادي مي‌باشند، كه از طرف فروشندگان، خريداري شده و مي‌بايستي كنترل‌هايي كه براساس اصول و استانداردهاي خاص خود كه در موارد ذكر شده مي باشد، تدوين گردد).

روش هزينه يابي ضايعات :

معمولاً عمليات توليدي نمي توانند بدون وقوع پاره اي زيان ها يا كاهش توليد به دليل ضايعات و توليدات معيوب، انجام گيرند. مديريت و تمامي كاركنان شركت بايد به نحوي براي كاهش زيان و به حداقل رساندن ميزان ضايعات با يكديگر همكاري كنند. اما به هر حال به منظور كنترل و گزارشگري، سيستم حسابداري بايد به نحوي باشد كه احتمال وقوع اين گونه ضايعات را در نظر گيرد. كالاهاي معيوب بايد جمع آوري شده و در محلي براي فروش به خريداران ضايعات انبار گردد.

درآمد حاصل از فروش اينگونه ضايعات غالباً به عنوان كاهش در هزينه مواد منظور شده به حساب محصول تلقي مي گردد. در مواردي كه مقدار و ارزش ضايعات نسبتاً زياد است در محلي مشخص و تحت نظارت انباردار نگهداري مي شود. غالباً به منظور كاهش عمليات حسابداري ضايعات، تا زمان فروش ضايعات هيچ گونه ثبتي انجام نمي گيرد. هنگام فروش، نيز درآمد حاصله به حساب درآند از فروش ضايعات يا ساير در آمد ها منظور مي گردد.

سيستم دائمي موجودي‌ها :

در سيستم دائمي موجودي ها بعد از هر بار دريافت يا صدور از انبار مانده جديدي از موجودي در دفاتر و مدارك موجودي (كارت انبار) تعيين و ثبت مي شود تا كنترل موجودي ها به كمك اين مدارك تسهيل و از صرف وقت و هزينه هايي كه لازمه رسيدگي كلي به موجودي هاي انبار است، جلوگيري شود. مانده هر يك ار كارت هاي موجودي بايد با مانده‌اي كه كارت انبار براي همان موجودي نشان مي دهد مطابقت كند و مانده هاي اين مدارك مثبته و عمليات انبار بايد در فرصت هاي مناسب با يكديگر مقابله و با موجودي‌هاي واقعي اقلام مربوط مقايسه گردد.

در شركت مورد نظر معمولاً يك سيستم رسيدگي مستمر و مداوم برقرار است تا به طور مرتب تعدادي از اقلام توسط انباردار شمارش گردد و با مانده هاي كارت هاي موجودي مقابله شود و اختلافات موجود بين آنها مورد رسيدگي قرار گيرد. برخي از اختلافات كه صرفاً جنبه دفتري داشته و در اثر اشتباه در ثبت اقلام در كارت هاي انبار يا كارت حسابداري انبار ايجاد شده اند، فوراً برطرف و اصلاح مي شوند و اما اختلافاتي كه در موجودي هاي واقعي مشاهده مي شود بايد مورد بررسي قرار گيرد و علل هرگونه اضافي يا كسري اقلام مشخص گردد. مغايرت هاي مذبور پس از تأييد مديريت در دفاتر و مدارك ثبت و اصطلاحات لازم به عمل مي آيد. علل عمده وجود اختلاف بين مدارك موجودي
و عين موجودي ها ممكن است ناشي از اشتباه در ثبت اقلام، كسري انبار، تبخير، كسري با اضافي تحويلي انبار، جذب رطوبت و گذاشتن كالاها در قفسه هاي نا مربوط، باشد.

مزاياي عمده سيستم ثبت دائمي از نظر كنترل موجودي ها به شرح زير است :

1-  در صرف وقت و هزينه هايي كه لازمه رسيدگي به كليه موجودي هاست به ميزان قابل توجهي صرفه جويي مي شود و حتي براي تهيه صورت هاي مالي نهايي مي توان مانده كارت هاي حسابداري انبار را به منزله بهاي تمام شده موجودي واقعي كالا تلقي و در تراز نامه منعكس كرد و در نتيجه تراز نامه و صورت حساب سود و زيان را در فواصل زماني كوتاه تري مثلاً ماهانه تهيه نمود.

2-   كليه اقلام انبار، يك به يك تحت كنترل مستمر قرار مي گيرند.

3-   كسري و اضافي انبار به آساني كشف مي شود و غالباً فرصتي براي جلوگيري از تكرار آنها به دست مي آيد.

4-  مقايسه مداوم موجودي هاي انبار با مانده هاي مدارك انبار اثر رواني بر متصديان انبار خواهد داشت و آنها را در انجام وظايف خود دقيق تر و لذا ارتكاب خطاها و سوء جريانها بر حزر مي دارد.

5-  انباردار وظيفه خود را در ارتباط با نگهداري ميزان مطلوب موجودي ها به سهولت انجام مي دهد زيرا مرتباً با مراجعه به مدارك انبار از وضعيت موجودي كليه اقلام مطلع مي گردد.

6-   براي كنترل موجودي انبار نياز به توقف عمليات توليدي براي مدت طولاني نخواهد بود.

در اين سيستم براي موجودي ها مدارك تفضيلي نگهداري و منظماً به هنگام (به روز)
مي‌شود. اين سيستم اگر چه اين مزيت را دارد كه تهيه اطلاعات مربوط به موجودي ها را در هر زمان امكان پذير مي سازد اما اين امر مستلزم نگهداري مدارك تفضيلي در مورد موجودي هاست. در مواردي كه از سيستم ثبت دائمي استفاده مي شود از نظر تئوري شايد شمارش عيني موجودي ها ضروري نباشد اما معمولاً به منظور تعديل و اصلاح مدارك موجودي ها و حصول اطمينان از موجوديت آنها، شمارش عيني انجام مي گيرد. نگهداري اطلاعات مربوط به موجودي هاي مستلزم ثبت هر يك از مبادلات مربوط است، لذا در اين سيستم علاوه بر حسابهاي دفتر كل و معين از مدارك تفضيلي براي هر يك از اقلام موجودي به منظور ثبت 1)دريافت (وارده)، 2)صادره ها و 3)موجودي ها، معمولاً هم بر حسب مقدار و هم بر حسب مبلغ نگهداري مي شود.

در سيستم ثبت دائمي موجودي ها اطلاعات مربوط به مقدار و ارزش هر يك از اقلام مواد اوليه و با انواع كالاها در هر زمان از طريق مراجعه به مدارك تفضيلي به سهولت مشخص مي شود. نگهداري مدارك تفضيلي موجود ها ايجاد اطلاعات مربوط به كنترل موجودي ها كه از طريق سيستم دستي امكان پذير نيست با استفاده از كامپيوتر، انبوه اطلاعات تسهيل مي شود.

مجوزهاي مورد نياز براي دريافت كالا از انبار:

به منظور انجام فعاليتهاي عملياتي در داخل شركت و يا سازمان و براي رفع برخي از احتياجات درون سازماني كاركنان و يا نوع عمليات نياز به يكسري كالاها و ملزومات و ….. دارد. به همين منظور افراد يا متقاضيان براي دريافت كالا از طريق:

 

(1) برگ درخواست جنس از انبار:

در اين برگ مقدار و ميزان آن ذكر شده است كه در واقع اين فرم جهت دريافت كالا از انبار مورد استفاده قرار مي گيرد و توسط مصرف كننده پر مي شود و داراي كاربردهايي به شرح زير مي باشد:

الف) ذكر مشخصات و مقادير اقلام درخواستي از انبار

ب) مجوز تحويل جنس به درخواست كننده

ج) مبناي صدور درخواست خريد

د) مبناي صدور حواله انبار

همچنين فرم درخواست جنس از انبار به شكل زير مي‌باشد.

برگ درخواست جنس از انبار:

 

2- حواله انبار (برگ مصرف كالا):

اين فرم هنگام تحويل كالا به متقاضي تنظيم مي‌شود و توسط انبار پر مي‌شود و داراي كاربردهاي زير است:

الف) اعلام نوع و مقدار صادره از انبار جهت هريك از واحدهاي درخواست كننده:

1- الف- قسمت مصرف كننده پس از تشخيص لزوم كالا، مبادرت به صدور فرم درخواست كالا در سه نسخه مي‌نمايد.

در پر كردن فرم درخواست جنس، شماره درخواست كننده كالا كه داراي سري مي‌باشد و هر درخواست كننده اي داراي شماره مركز هزينه‌اي خاص است بايد درج شود. شماره دستور كار هم در موارديكه اجناس درخواستي مربوط به پروژه بخصوصي است بكار مي‌رود.

2-الف- پس از تكميل فرمها مبادرت به اخذ امضاء مجاز مي نمايند و در هر سازمان، افراد خاص مورد نظر مدير عامل كه طي نامه اي معين مي شود.

كه حق امضاء و دريافت جنسي را دارا مي باشند.

3-الف- نسخه سوم بايگاني مي شود و جهت دريافت كالا از انبار يك نفر تحويل گيرنده بهمراه نسخ 1و2 برگ در خواست به انبار گسيل مي شود.

4- الف در صورت نبودن كالا و در صورتيكه تصميم به خريد جنس گرفته شود قسمت درخواست كننده از رسيدن كالا به انبار و يا عدم موافقت خريد، توسط انبار مطلع مي‌شود. قسمت مصرف كننده در صورت لزوم موظف است براي دريافت جنس خريداري شده مجدداً برگ درخواست كالا صادر نمايند.

5- الف-در صورت نبودن كالا و در صورتيكه تصميم به خريد جنس گرفته شود قسمت درخواست كننده از رسيدن كالا به انبار و يا عدم موافقت خريد، توسط انبار مطلع مي شود.

قسمت مصرف كننده در صورت لزوم موظف است براي دريافت جنس خريداري شده مجدداً برگ درخواست كالا صادر نمايند.

6-الف- بطور كلي تماس مصرف كننده با ساير قسمتها، در سيستم تهيه و نگهداري كالا، فقط از طريق انبار بوده و به هيچ وجه با عمليات تداركات كالا ارتباطي ندارد. اما انباردار اقدامات زير را انجام مي‌دهد.

ب- مبناي ثبت كارت موجودي و حسابداري انبار:

1- ب- انباردار پس از دريافت نسخ 1و2 درخواست كالا وكنترل صحت امضاء مجاز از طريق مراجعه به ليست امضاءهاي مجاز براي اطلاع از موجودي جنس مورد نظر به كارت انبار مراجعه مي نمايند.

2- ب- در صورت موجود نبودن كليه يا قسمتي از جنس درخواست شده انباردار مبادرت به صدور حواله انبار مي نمايد پس از دريافت امضاء از تحويل گيرنده بر روي حواله انبار، انباردار نسخه سوم حواله انبار را در اختيارمصرف كننده قرار مي دهد.

3- ب- انباردار پس از تحويل جنس به متقاضي نسخ 1و2 حواله انبار به انضمام نسخه1 درخواست كالا را براي عمليات حسابداري به آن قسمت ارسال مي نمايند.

4- ب- انباردار مقدار اجناس صادره از انبار را با استفاده از نسخه چهارم حواله انبار روي كارت انبار ثبت روي كارت انبار ثبت نموده و ميزان موجودي را به روز در مي آورد، سپس يك نسخه درخواست كالا را در انبار بايگاني مي كند.

ج)مبناي تهيه صورت خلاصه گردش ارقام انبار

 

د)مبناي قيمت گذاري اقلام صادره

حواله انبار: