حسابدار علاوه بر کارهای روزمره در فواصل زمانی معین مثلاً ماهانه یا یک فصل حسابداری(3 ماهه) یا انتهای سال مالی (آخر اسفند ماه هر سال) می بایست اسنادی را در سیستم ثبت نماید.
بطور مثال در پایان هر ماه حسابداری می بایست مانده سرفصلهایی را که مانده آنها مربوط به شعبه نمی باشد به اداره حسابداری منتقل نماید مانند حق بیمه آتش سوزی مشتریان، یا هزینه ارزیابی اطلاعات مشتری که سند حسابداری آنها به صورت زیر می باشد:
انتقال حق بیمه آتش سوزی:
بد: بستانکاران موقت XX
بس : بین واحد حسابداری XX
انتقال هزینه ارزیابی اطلاعات :
بد : بستانکاران داخلی XX
بس : بین واحد حسابداری XX
هر 3 ماه را در حسابداری بانک یک فصل حسابداری می گویند و در پایان هر فصل حسابداری می بایست مانده سرفصل فزونی صندوق نیز به اداره حسابداری منتقل شود.
انتقال مانده فزونی صندوق شعبه :
بد : بستانکاران موقت (فزونی صندوق)
XX
بس : بین واحد حسابداری XX