اصول حسابرسی - فصل پنجم

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط طاهره رضایی آشتیانی

بازدید: 10334

فصل پنجم: کنترلهای داخلی

مفهوم کنترل داخلی : کنترلهای داخلی شامل کلیه اقداماتی است که توسط مدیریت برای اطمینان از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاستهای واحد تجاری صورت می گیرد. هدف اصلی از کنترلهای داخلی بالا بردن کاراییی واحد تجاری و سود مندی عملیات واحد تجاری می باشد . اهداف استقرار سیستم کنترل داخلی در سازمانها عبارتند از :

1.      حفظ دارایی ها در برابر ضایع شدن و جلوگیری از تقلب

2.      بالابردن صحت و قابلیت اعتماد مدارک حسابداری

3.      تسهیل اجرای کار و اندازه گیری امورات انجام شده با مقررات و سیاستهای واحد تجاری

4.      ایجاد قابلیت ارزیابی قسمتهای مختلف کارکنان و عملیات اجرایی واحد تجاری

5.      تشویق کارکنان به اجرای رویه های واحد تجاری

انواع کنترلهای داخلی : کنترلهای داخلی هر واحد تجاری به دو گروه زیر تقسیم می شوند .

1.      کنترلهای اداری ( عملیاتی)

2.      کنترلهای حسابداری ( مالی)

کنترلهای اداری: آندسته از کنترلهایی هستند که خارج از حوزه مالی می باشند و تأثیر مستقیم و فوری بر صورتهای مالی واحد تجاری ندارند.چند نمونه از کنترلهای اداری عبارتند از :1- نحوه استخدام 2-افزایش کارایی تولید و فروش 3- برمانه آموزشی کارکنان .

کنترلهای حسابداری ( مالی): آندسته از کنترلهای هستند که جهت حصول اطمینان از شناسایی رویه ها و رویدادهای مالی ، صحت و کامل بودن و میزان کفایت یا عدم کفایت کنترلهای مالی اجرایی می باشند و  می توان گفت روشهای کنترلی هستند که به طور مستقیم بر ویژگی های سیستم حسابداری و صورتهای مالی حسابداری تأثیر می گذارند . چند نمونه از کنترلهای مالی عبارتند از :1- نگهداری حسابهای کنترل مانند کنترل بدهکاران ، بستانکاران و موجودی کالا واحد تجاری2- استخراج تراز آزمایشی دوره ای 3- شماره گذاری چاپی برای مدارک و کنترل اینکه کلیه شماره ها در حسابها ثبت شده اند یا خیر مانند برگ رسید انبار و صورتحساب فروش کالا 4- اثبات صحت حسابها از طریق مدارکی که از اشخاص ثالث دریافت                  می شود مانند مقایسه حسابها در دفاتر واحد تجاری و صورتحساب بانکی

اجزای تشکیل دهنده کنترلهای داخلی : از آنجایی که عملیات هر واحد تجاری متفاوت از واحد تجاری دیگر است لذا استقرار کنترلهای داخلی خاص در هر سیستم به عواملی چون :

1.      اندازه واحد تجاری

2.      نوع عملیات واحد تجاری

3.      اهداف مورد نظر مدیران واحد تجاری که در سیستم برای آن طراحی شده است بستگی دارد.بطور کلی اجزای تشکیل دهنده کنترلهای داخلی عبارتند از:

الف) محیط کنترلی

ب)سیستم حسابداری

ج)روشهای کنترلی

محیط کنترلی :از عواملی تشکیل می شود که برای دست یابی به سیاستها و اجرای روشهای شرکت طراحی می گردد . این عوامل عبارتند از :

1.      عوامل خارجی

2.      عوامل داخلی

عوامل خارجی محیط کنترلی شامل: قوانین و مقررات لازم الاجرایی می باشند که هیچ یک از ارکان تصمیم گیری واحد تجاری (صاحبان سرمایه ، هیئت مدیره ، مدیران ارشد و غیره ) در استقرار یا بوجود آمدن آن نقشی ندارند مانند قوانین موضوعه سال 1933 و 1934

بر خلاف عوامل خارجی مدیریت واحد تجاری در استقرار و بوجود آمدن عوامل داخلی نقش بسزایی دارد و معمولاً عوامل داخلی محیط کنترلی شامل موارد زیر می باشد .

1.      طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرای آن

2.      ساختار سازمانی

3.      روشهای مدیریت نیروی انسانی

4.      پیش بینی مالی و بودجه ای

5.      حسابرسی داخلی

6.      کمیته حسابرسی

سیستم حسابداری :مدیریت برای دستیابی به هدفهای کنترل داخلی بایستی دارای آنچان سیستم حسابداری مؤثری باشد که معاملات و رویدادهای مالی را بطور صحیح و مناسب ثبت ،پردازش تجزیه و تحلیل، تخلیص و گزارش نماید.

سیستم حسابداری علاوه بر استفاده از دفاتر روزنامه ، کل و سایر ابزارهای دفترداری باید شامل موارد زیر باشد:

1.      مستندات داخلی کافی

2.      فهرست حسابها

3.      دستورالعملهای اجرای رویه ها و روشهای حسابداری

روشهای کنترل : این روشها شامل سیاستها و رویه هایی می باشد که علاوه بر محیط کنترلی برای دست یابی به اهداف خاص سازمانی توسط مدیریت اتخاذ می گردد برخی از روشهای خاص کنترلی عبارتند از :

1.      بررسی ، تأیید و گزارش گری صورتهای مغایرت

2.      کنترل صحت محاسبات و مدارک و صدور مجوز معاملات و فعالیتها

3.      تهیه و تنظیم و بررسی حسابرسی کنترل و تراز های آزمایشی

4.      مقایسه نتایج مالی با پیش بینی ها و تجزیه و تحلیل آنها

محدودیتهای سیستم کنترل داخلی :کنترل داخلی می تواند به نحو مؤثری از تقلب ، سوء استفاده و اشتباه جلوگیری نماید و اعتماد و اطمینان از اطلاعات حسابداری را فراهم سازد ولی سیستم کنترل داخلی دارای محدودیتهای ذاتی به شرح زیر می باشد:

1.      بدون مشارکت هیئت مدیره در مدیریت شرکت و بدون واحد حسابرسی داخلی مدیریت ارشد سازمان می تواند کنترلهای داخلی را زیر پا بگذارد.

2.      بعضی مواقع و بعلت استقرار سیستم های کنترل داخلی در واحد تجاری به خاطر داشتن هزینه بالا جهت اجراء در محدودیت قرار می گیرند

3.      بعضی مواقع با زیر پا گذاشتن تفکیک وظایف و تبانی مدیران یا کارکنان با اشخاص داخل و یا خارج از واحد مورد رسیدگی سیستم کنترل داخلی ناکارآمد می شود

4.      بی توجهی ، سهل انگاری و یا برداشت غلط از مقررات در هنگام اجرای روشهای کنترل نیز موجب ناکارآمد بودن کنترلهای داخلی می شود.

مراحل ارزیابی بر ساختار کنترل داخلی توسط حسابرسان به شرح زیر می باشد:

1.      کسب شناخت کافی از ساختار کنترل داخلی جهت برنامه ریزی حسابرسی

2.      برآورد اولیه احتمال خطر کنترل و طراحی آزمونهای اضافی کنترلها

3.      اجرای آزمونهای اضافی کنترلها ( آزمونهای رعایت)

4.      برآورد نهایی احتمال خطر کنترل و طراحی آزمونهای محتوا

کسب شناخت کافی از ساختار کنترل داخلی : حسابرس در بررسی صورتهای مالی باید چنان شناختی از فعالیت واحد مورد رسیدگی داشته باشد یا بدست آورد که برای درک روش کار واحد مورد رسیدگی و شناسایی آن گروه از رویدادها و معاملاتی که به اعتقاد حسابرسی می تواند بر صورتهای مالی یا رسیدگی ها یا گزارش گری ها اثر عمده ای بگذارند کافی باشد

برآورد اولیه احتمال خطر کنترل و طراحی آزمونهای اضافی کنترلها: حسابرس پس از تکمیل و تشریح سیستم کنترل داخلی در کاربرگها برآورد اولیه ای از احتمال خطر کنترل بدست می آورد در این برآورد حسابرس احتمال اینکه سیستم کنترل داخلی صاحب کار بموقع نتواند از وقوع اشتباهات و تخلفات پیش گیری و یا آنکه آنرا کشف کند را مورد ارزیابی قرار می دهند و سپس جهت اطمینان نسبت به این برآورد آزمونهایی را طراحی می نمایند

اجرای آزمونهای اضافی کنترلها( آزمون رعایت): این آزمونها جهت کشف انحرافات از روشهای تجویز شده می باشند و شامل سه روش زیر می باشد:

1.      پرس و جو از کارکنان

2.      بازرسی سوابق ، مدارک و گزارشات

3.      مشاهده نحوه عمل سیاستها یا روشهای اجرایی

برآورد نهایی احتمال خطر کنترل و طراحی آزمون های محتوا: بر اساس این برآورد نهایی برنامه حسابرسی اثبات مانده حسابها تعدیل گردیده و روشهای رسیدگی به قسمتهایی که احتمال خطر حداکثر را دارد افزایش خواهد یافت .

اتکاء بر کار حسابرسان داخلی : اگر چه روشهای رسیدگی حسابرسان داخلی از نظر نوع و ماهیت رسیدگی شبیه به روشهای حسابرسان مستقل می باشد اما استانداردهای حسابرسی بیان می دارد کار حسابرسان داخلی نمی تواند جایگزین کار حسابرسان مستقل گردد از آنجایی که حسابرسان مستقل بایستی وجود و کیفیت حسابرسی داخلی را هنگام ارزیابی سیستم کنترل داخلی مورد توجه قرار دهند بنابراین حسابرسان برای این ارزیابی می توانند بی طرفی و صلاحیت حسابرسان داخلی را مورد ارزیابی قرار دهند ، صلاحیت آنان از طریق رسیدگی آزمایشی کار آنان با توجه به عواملی چون دامنه، کیفیت و میزان مستندات مشخص گردیده و بی طرفی آنها بستگی به مدیرانی دارد که برای آنها گزارش تهیه می گردد.

کنترلهای داخلی در شرکتهای کوچک: کنترلهای داخلی در شرکتهای کوچک ضعیف است مگر آنکه صاحب سرمایه خود در فعالیتهای اصلی واحد تجاری مشارکت داشته باشد روشهای کنترلی زیر در کوچکترین واحدهای تجاری قابل اجراست:

1.      تمامی دریافتهای نقدی بی درنگ در دفاتر ثبت گردند

2.      تمامی دریافتی ها روزانه به حساب بانکی شرکت واریز گردند

3.      تمامی پرداختهای با اهمیت با صدور چک انجام گردند

4.      ماهانه صورت مغایرت بانکی تهیه گردد

5.      از فرمها با شماره ردیف استفاده شود

6.      چک مشتریان تنها با مشاهده فاکتور خرید و دریافت کالا امضاء شود

7.      دفاتر معین هرچند وقت یکبار با دفاتر کل مطابقت داده شوند

8.      صورتهای مالی مقایسه ای هرچند وقت یکبار تهیه شوند

وظایف حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل: حسابرسی داخلی وظیفه ارزیابی مستقلی است که توسط مدیریت سازمان برای بررسی سیستم کنترل داخلی ایجاد می شود . حسابرسی داخلی کفایت سیستم کنترل داخلی را از لحاظ درست و مناسب و اقتصادی ، اثربخش و کارآمد بودن استفاده از منابع سازمان را آزمایش و گزارش می کنند ولی حسابرسی مستقل معمولاً یک ضرورت قانونی است و مدیریت سازمان آنرا بوجود نمی آورد اصل این حسابرسی اظهار نظر مستقل در این مورد است که صورتهای مالی به درستی تنظیم شده است و وضعیت مالی سازمان را به نحو مطلوب نشان می دهد و دارای اشتباه یا تحریف با اهمیت نیست. بطور خلاصه اختلاف حسابرسی داخلی و حسابرسی مستقل در زیر ذکر گردیده است.

نويسنده : طاهره رضایی آشتیانی

این کاربر 13 مطلب منتشر شده دارد.