چك ليست

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

بازدید: 1012

 

 

 

 

اشاره: "چک لیست" یا فهرست اقدامات در هر فعالیتی، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت به حساب می آید. یکی از فعالیتهای عمده در روابط عمومی ها که به لحاظ ماهیت و شکل، در معرض قضاوت آنی هم قرار می گیرد، برگزاری گردهمایی ها است. برای برنامه ریزی و برگزاری موفق یک گردهمایی، وجود فهرست عملیات ضروری است.

در این نوشته، با توجه به تجربیاتی که در مدیریت برگزاری همایش طی 22 ماه فعالیت خود در حرفه روابط عمومی و نیز مطالعاتی که داشته ام، فهرستی را ارائه می کنم که ضمن امید به قابلیت بهره برداری به امید خدا پیوسته آن را بروز خواهم کرد.

1)      عنوان همایش

2)      نوع همایش

3)      زمان برگزاری

4)      دبیر همایش/ ریاست اجلاس

5)      تعداد مدعوین داخلی

6)      تعداد مدعوین خارجی

7)      تعداد کل شرکت کنندگان

8)      ایجاد واحد ثبت نام شرکت کنندگان در همایش

9)      تبیین و رزرو محل برگزاری همایش

10)   رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی

11)   طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی شامل: تهیه دعوتنامه و ارسال به مدعوین، پوستر، لوگو، سربرگ و فولدر

ü       دفترچه سفر شامل: برنامه اجلاس، نقشه اطلاعات تهران، ایران و شماره تلفن‌های ضروری

ü       بنر پشت سن

ü       چاپ استند راهنما

ü       استندهای خوش آمد گویی

ü       کارت دعوت افتتاحیه

ü    هماهنگی با مبادی ذیربط (وزارت امور خارجه، بهداشت، ارتباطات راه و ترابری، شهرداری، صدا و سیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و رسانه‌ها)

ü       کارت دعوت ضیافت

ü       کارت دعوت اختتامیه

ü       کارت سینه

ü       پلاکارد، بیلبورد و استند

ü       پاکت 5A ، 4A

ü       بروشور و بولتن

ü       کنداکتور اجلاس

12)   ایجاد کارگاه‌های تخصصی و آموزشی

13)   احداث خوابگاه‌ها، نهار خوری و نمازخانه موقت در زمان اجلاس

14)   فوریت‌های پزشکی به همراه خودروی اورژانس

15)   واحد مستقر آتش نشانی

16)   صندوق بانک شعبه ریالی و ارزی

17)   تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه

ü       راه اندازی واحد بین الملل شامل " مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی"

ü       تجهیزات دبیرخانه‌ای شامل " تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری"

ü       تخصیص محل دبیرخانه موقت اجلاس از تاریخ عقد قرارداد تا پایان اجلاس

18)   تجهیز دبیرخانه داخلی (با کلیه امکانات مورد نظر)

19)   ایجاد واحد بین الملل جهت دعوت از میهمانان کشورهای خارجی

20)   پیش بینی انبار تدارکاتی و پشتیبانی

21)   آماده سازی دفتر رئیس همایش

22)   آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات تخصصی

23)   آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات جانبی و کارگاه‌ها

24)   آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه ستادی

25)   اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان

26)   طراحی و ساخت تریبون و یک راند سن (دکور)

27)   ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و ...)

28)   تهیه البسه هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی

29)   امور مورد نیاز کمیته اطلاع رسانی شامل " دستگاه فاکس، گوشی تلفن، اینترنت و کپی پرسرعت"

30)   گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن‌های افتتاحیه

31)   مترجمین همزمان زبان‌های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی

32)   مترجمین کتبی

33)   مترجمین همراه

34)   انجام امور گمرکی فرودگاه‌ها

35)   تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی

36)   تأمین نیروی راهنما

37)   تأمین نیروی کارشناسی

38)   تأمین نیروی دبیرخانه و بین‌الملل

39)   پیش بینی ترابری و لجستیک در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی

ü       بنز تشریفات روسای هیئت

ü       سمند یا پژو

ü       اتوبوس تشریفات

ü       مینی بوس

40)   تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

41)   تأمین نیروهای قسمت check side به همراه سیستم‌های کامپیوتر

42)   تأمین نیروی میز پروتوکل هتل محل اقامت

43)    

44)   مدیر تشریفات

45)   جایگاه اختصاصی تشریفات فرودگاه CIP

46)   پاویون دولت (هماهنگی با نهاد محترم ریاست جمهوری)

47)   کارشناس میز پروتکل فرودگاه

48)   تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز

49)  سرویس و تجهیز هتلینگ در صورت اختصاص فضای غیر از هتل که می‌بایست به عنوان هتل استفاده گردد مانند: میهمانسراها یا فضاهای مشابه

50)   خدمات زمینی بار مسافرین

51)   انجام امور روادید و هماهنگی CIP و پاوین دولت

52)   5هماهنگی با دفتر هواپیمایی ج.ا.ا و برخی آژانس‌های هواپیمایی برای همکاری در مواقعی که تاریخ و بلیط پروازی میهمانان

53)   هواپیمایی اختصاصی

54)   پرواز چارتر

55)   انجام کلیه امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و ...

56)   تأییدیه برق منطقه‌ای، آب، مخابرات و ...

57)   تهیه پرچم کشورهای مدعو جهت نصب در سالن اجلاس (تشریفات و اهتزاز- رومیزی)

58)   تاکسی سرویس

59)   تنظیم برنامه‌های بازدید سیاحتی ویژه میهمانان خارجی و تورهای داخل شهر (بازدید- خرید)

60)   تور گاید برای شهرهای مختلف گردشگری

61)   تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری

62)    طراحی و راه اندازی سایت اجلاس بر اساس نیاز کمیته‌های تخصصی و اهداف اجلاس

63)   ژنراتور برق

64)   هواساز و تهویه

65)   تقویت کننده موبایل

66)   تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس

67)   تعیین قاری کلام ا... برای برنامه‌های ایام اجلاس (افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم‌های رسمی اجلاس)

68)   نور پردازی حرفه‌ای جهت سالن اصلی و نمایشگاه جانبی

69)   سیستم صوتی حرفه‌ای در داخل سالن‌ها، کارگاه‌های جانبی، نمایشگاه و خارج سالن

70)   نمایشگر جهت ارائه سخنرانی

71)   پذیرایی میان وعده نهار و شام نیروهای یگان حفاظت

ü       پذیرایی میان وعده نهار شام نیروهای اجرایی

ü       پذیرایی نهار برای مقامات

ü       گروه حفاظت و امنیت اجلاس:

ü       پذیرایی صبحانه و نهار و میان وعده و شام

ü       محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت

72)   آماده سازی محل‌های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات

73)   هدیه سنتی ایرانی جهت میهمانان خارجی و هدیه مخصوص VIP

74)   نرم افزار مخصوص ثبت نام صدور کارت و صدور گواهی و نمره بندی گواهینامه

75)   بالن‌های گازی و بادی همراه به حک آرم و شعار

76)   تهیه و ساخت مولتی مدیا (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)

77)   طراحی و ساخت کتیبه و سر در ورودی محل برگزاری

78)   نصب و راه اندازی شبکه اینترنت پرسرعت و بی‌سیم

79)   برپایی غرفه عکس و تدارکات حمل ویژه عکسبرداری

80)   گروه فیلم برداری ویژه جهت ساخت کلیپ

81)   گروه عکس برداری جهت اهدای عکس به مدعوین بر پایه غرفه عکس و تدارکات حمل و نقل ویژه عکسبرداری

82)   تهیه کلیپ‌های صوتی و تصویری

83)   گروه فیلم برداری با ادوات کاملاً حرفه‌ای و تجهیزات میکس و مونتاژ به همراه سوئیچ

84)   تهیه سی دی عکس‌های مربوط به مراسم (آلبوم دیجیتال)

85)   ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش

86)   نیم پلیت و استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان‌های مدعو

87)   نقشه کشی پلان نمایشگاه

88)   اجرای نمایشگاه با سازه اسپیس فریم- پانل

89)   سازه‌های Space جهت بناهای Out door

90)   تزیین غرفه‌های نمایشگاه

91)   وسایل اضافی و تجهیزات نمایشگاهی- میز و صندلی و ویترین

92)   آماده سازی میز اطلاعات

93)   پیجر و رادیوی نمایشگاه

94)   غرفه سازی نمایشگاه

95)   کامپیوتر به همراه پرینتر، اسکنر، کپی سریع و حرفه‌ای

96)   اور هد پروجکشن

97)   میکروفن (یقه‌ای- بی‌سیم)

98)    دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون

99)   تلویزیون‌های پلاسما و LCD جهت تبلیغات

100)                       دیتا پروجکشن به همراه پرده نمایش، سازه و نوت‌بوک

101)                       تلفن و فاکس

102)                       تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت

103)                       تلفن همراه با خط و بدون خط به همراه گوشی موبایل

104)                       تجهیزات الکترونیکی مانند تلویزیون، DVD Player ، VCD Player

105)                       نصب دوربین‌های مدار بسته