به نام خداوند بخشنده و مهربان

نام :ابوالفضل قاسمی

مدیریت اسناد
تعداد نسخ نامه های صادره
اصولا نامه های صادره در 4 نسخه و به ترتیب زیر صادر میشوند:
نسخه اول که همان اصل نامه استو به مقصد ارسال میگردد
نسخه دوم که به ضمیمه نامه وارده و سایر سایر ضمایم در پرونده مربوطه است بایگانی میشود
نسخه سوم که به طور منظم و بر اساس شماره ردیف صادره در کلاسور مخصوص نگهداری میشود
نسخه چهارم که برگ زرد است که برای اداره صادر کننده نامه صادر میشود
اصول صدور نامه
در هنگام صدورو توزیع نامه هاباید باید به نکات زیر توجه شود:
1-نامه ها از لحاظ نامه های مجاز تکمیل باشد
2-نامه وارده ضمیمه نامه صادره باشد
3-ضمایمی که باید برای دریافت کنندهنامه فرستاده شود به پیوست نامه باشد
4-کلاسمان و شماره نامه در نامه صادره قید شده باشد
5-عنوان نامه درست نوشته شده باشد
6-موضوع امه در ابتدای نامه قید شده باشد
7-تشخیص این موضوع که نامه باید به چه ترتیب پست و ارسال شود تا هزینه کمتری را در بر داشته باشد
8-در توزین تشخیص میزان تمبری که باید روی پاکت نامه الصاق شده باشددقت لازم به عمل اید
9- در ثبت مقصد نامه در روی پاکت نهایت دقت به عمل آید تا از دوباره کاری و اتلاف هزینه و وقت در انجام امور مرتبط به توزیع و پست نامه ها جلوگیری شود
10-نسبت به تنظیم لیورد و کپی و برگ زرد نامه های صادره در پایان وقت اداری هر روز اقدام گردد
تشکیل پرونده
برای تشکیل پرونده اعم از اینکه پرونده مربوط به امور اداری یا پرونده وام باشد باید حتی المقدور از پوشه های فنری لبه دار استفاده شود و در قسمت لبه پوشه برای نوشتن موضوع و شماره پرونده و برای نوشتن شماره پرونده وام گیرنده و نام و نام خانوادگی او استفاده شود
نامه های طبقه بندی شده:
حفظ اسرار و همچنین حفظ مندرجات مکاتبات خیلی محرمانه و محرمانه از مطالبی است که باید مورد توجه کامل عموم کارمندان و بالاخص مسولان واحدها قرار گیرد.
به همین جهت ضرورت دارد که طرز عمل و احتیاط هایی کهباید به عمل اید طی دستورالعملی به اطلاع کسانی که با این اوراق و اسناد و اطلاعات سرو کار دارند برسد تا علاوه بر یکنواخت شدن طرز کار در تمام واحدهای بانک نحوه صحیح نگهداری اسناد نیز روشن گردد
روش های طبقه بندی و بایگانی اسناد
1_به طور کلی اسناد و اوراق و مکاتبات به دو درجه خیلی محرمانه محرمانه به سرح زیر طبقه بندی میشود:
الف_خیلی محرمانه شامل مکاتبات و اوراقی است که افشای غیر مجاز ان بر اصول بانکی و امانت داری بوده و یا باعث خصارت جبران ناپذیر به منافع بانک گردد
ب_محرمانه با اوراق واسناد و مکاتباتی اطلاق میشود که افشای ان باعث ایجاد ناراحتی کسانی که نامه مربوط به انهاست گردد و برای بانک ایجاد زحمت نماید نظیر اظهار نظر های روثای شعب در مورد کارمندان
2_مقامات مجاز برای تشخیص و انتخاب عنوان خیلی محرمانه یا محرمانه به شرح زیر میباشند:
الف_رییس بانک واعضای هییت عامل بانک
ب_معاونان بانک
پ_ردسای ادارات مرکزی
ت-سرپرستان استان
ث-روسای شعب و نمایندگی انها
3_مقامات مذکور در بالا در مکاتباتی که با مقامات دیگر به عمل میاورند مجازند که به تشخیص خود و با توجه به تعاریفی که از خیلی محرمانه و محرمانه شده است یکی از این دو عنوان را برای نامه ای که افشای مندرجات ان را مصلحت نمیدانند تعییین نمایند.
در مورد مکاتباتی که از طرف سازمهای دیگر با باک میشود عنوان نامه عنوانی است که از طرف فرستنده به نامه داده شده است.

با تشکر از زحمات و تدریس خوب استاد گرامی جناب آقای بیاتانی