گزارش کارورزی حسابداری مالی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در سه شنبه, 16 شهریور 1400 10:50

نوشته شده توسط ابراهیم شاهی

بازدید: 105911

 

 دانشگاه علمی کاربردی

فرهنگ و هنر واحد13

کارورزی حسابداری

محل کارورزی:

شرکت امن افزا نوین گستر

 

استاد :

جناب آقای تقدیسی

دانشجو :

ابراهیم شاهی

 

رشته :

حسابداری مالی

سال تحصیلی : 93-92

پيشگفتار

اكنون كه به اصل و هدف واحد كارآموزي فكر مي كنم پي به درستي و بجا بودن آن برد ه و افرادي را كه سبب اضافه شدن اين واحد درسي به كل واحد ها شده را تحسين مي نمايم .

گرچه گذراندن كليه واحد هاي درسي حسابداری نقش بسزايي در گسترش علم به اين رشته را دارند اما هيچ چيز به مانند ديدن ، لمس كردن و انجام عملي كارها از نزديك وقرار گرفتن در شرايط نخواهد بود .

اينجانب ابراهیم شاهی بین پروژه كارآموزي خود را در ، شركت امن افزا نوین گستر گذرانده ام .

این پروژه شامل گزارش ها ، و تجربیاتی است که در این شركت به مدت 240 ساعت کارآموزی ، ثبت شده است و مقایسه اطلاعات و تئوری های مختلف صورت گرفته است. ودر پايان از زحمات مسئولين شركت امن افزا نوین گستر كمال تشكر رادارم.

 مقدمه

حسابداري يكي از علومي‌است كه همه روزه اكثر افراد با آن سروكار دارند و برخي به صورت تخصصي و برخي به صورت تجربي از آن استفاده مي‌كنند. حسابداري اين امكان را به ما مي‌دهد كه ميزان سوددهي و هزينه‌ها را به صورت علمي‌و دلخواه تغيير دهيم. اطلاعات مربوط به‌اين رشته، مورد استفادة عموم مردم از مديران صنايع، سرمايه‌گذاران، تجار و اصناف تا استفاده‌كنندگان محصولات و خدمات مي‌باشد و باعث مي‌شود تا اعداد و ارقام نامفهوم و گيج‌كننده به صورت اطلاعات جالب توجه و قابل نتيجه‌گيري در دسترس قرار گيرد.

فراگيري اين فن به صورت تخصصي، نه تنها به صورت يك حرفه مطرح بلكه در زندگي خصوصي و شخصي نيز كارساز مي‌باشد. به طور مثال نحوة صحيح بودجه‌بندي، تقسيم هزينه، تعيين قيمت تمام شده، روش‌‌هاي پيمانكاري، معاملات اوراق بهادار، تعيين استهلاك دارائي‌‌ها،انواع سرمايه‌گذاري،حسابداري با توجه به تورم و … از بحث‌‌هاي ارائه شده در اين گروه مي‌باشد. در پايان شايد بتوان حسابداري را به عنوان پايه اصلي صنعت، توليد و ارائه خدمات معرفي كرد. چرا كه بدون وجود حسابداري و ثبت دقيق و نتيجه‌گيري صحيح از اطلاعات،پايه اصلي شركت كه همان سرمايه و نقدينگي است به لرزه درآمده و چه بسا كه شركت را به انحلال بكشاند.

تنوع مؤسسات و گوناگوني فعاليتهاي مختلف اقتصادي در پهنه جهان، دانش و حرفه حسابداري را بر آن داشته تا در قالب مباني و اصول عمومي، راه حلهاي متناسبي را براي نگهداري حسابهاي فعاليتهاي گوناگون، به نحوي فراهم آورد كه صورتهاي مالي مؤسسات تصوير گوياتري از نتايج عمليات و وضعيت مالي ارائه دهند. از طرفي، فعاليتهاي مؤسسات اقتصادي در كشورهاي مختلف در بستري از اوضاع و احوال اقتصادي و اجتماعي و در محدوده مناسبات حقوقي كشور انجام مي شود و اين عامل، به نوبه خود، جستجو و يافتن راه حل مناسب و مطلوب را در محدوده راه حلهاي متعارف در سطح بين المللي الزامي كرده است.

ارجاع طرحهاي ساخت و ساز ابنيه، تأسيسات و تجهيزات بزرگ از طرف كارفرمايان عمومي و خصوصي به پيمانكاران مختلف، انعقاد قراردادهاي بلند مدت پيمانكاري براي اجراي طرحهاي ياد شده و انجام دادن فعاليتهاي ساخت و ساز در قالب اين قراردادها توسط پيمانكاران، يكي از فعاليتهاي عمده اقتصادي است كه نيازمند روشهاي مناسب ثبت و ضبط معاملات و فعاليتهاي مالي، تهيه و تنظيم گزارشهاي درون سازماني، اندازه گيري و شناخت درآمد و در نهايت تهيه و ارائه صورتهاي مالي متناسب براي پيمانكاران و كارفرمايان است.

حسابداري پيمانكاري يكي از مقولاتي است كه مراجع حرفه اي، پژوهشگران و مؤلفان حسابداري در كشورهاي پيشرفته از ديرباز به عنوان مقوله خاص در حسابداري به آن پرداخته اند و در كشورهاي پيشرفته و همچنين در سطح بين المللي استاندارهاي حسابداري خاصي براي آن وضع شده است. در كشور ما نيز از الها پيش مبحث حسابداري پيمانكاري در كتابها و نشريات گوناگوني مورد بحث قرار گرفته و كوشش شده است در چارچوب روشها و رويدادهاي متداول و استانداردهاي حسابداري كشورهاي پيشرفته راه حل ها و روشهاي مناسبي براي نگهداري حسابها، شناسايي و اندازه گيري سود عمليات پيمانكاري و تهيه و ارائه صورت هاي مالي مؤسسات پيمانكاري در قالب مناسب حقوقي سازوكارها و الزامات محيطي حاكم بر اين فعاليت عمده اقتصادي عرضه مي شود.

 

• گزارش كار كارآموز ی

هر صورت وضعیت یا تنخواه گردان و یا غیره ابتدا باید توسط حسابدار بررسی شود و در صورت نبود اشکال توسط مسئول اعتبارات ردیف اعتباری آن دربرگه درخواست زده می شود و سپس سند آن زده می شود و کسی که اسناد را تنظیم می کند باید آن را امضاء کند و بعد از آن توسط دایره ممیزی کنترل می شود و در صورت نداشتن هیچ مشکلی به مسئول صدور چک برای چک کشیدن داده می شود.

• تنظيم اسناد هزينه

يك فرد به عنوان تنخواه گردان (كارپرداز ) مبلغي را به عنوان تنخواه گردان در خواست ميكند و از واحدهاي مختلف درخواست خريد به كارپرداز اعلام ميشود و درخواست كننده ، درخواست خريد را پس از امضا رئيس واحد به قسمت كارپردازي ارائه ميكند و واحد كارپردازي پس از آگاه شدن از تامين اعتبار هزينه مورد نظر از طريق تنخواه گردان اقدام به خريد يا انجام هزينه ميكند و در اين زمان اين دايره بايستي فاكتور قابل قبول فرم دار كه داراي صورتحساب ، تاريخ . مهر و امضا فروشنده ، آدرس و كد اقتصادي ميباشد را ارائه كند و دايره كارپردازي پس از جمع آوري فاكتورهاي قابل قبول و سند هزينه بر روي درخواست گذاشته و بعد از آن حواله را كه به عنوان يك سند محسوب ميشود به دايره مديريت مالي ارائه ميكند . لازم به توضيح است كه سند هزينه و حواله بايستي با امضاء مجاز كامل گردد . پس از وصول سند ، بر گ درخواست پرداخت بر روي آن گذاشته ميشود ، تامين اعتبار ميگردد و چك مربوطه در وجه ذينفع كشيده ميشود و در نهايت پس از مراحل رسيدگي و كامل شدن سند هزينه به تنظيم حساب تحويل داده ميشود تا ثبت آن زده شده و كامل گردد و بايگاني شود .

نحوه تنظيم اسناد هزينه به شرح بندهاي زير مي باشد :

1-   داراي تاريخ باشد

2-   اسناد هزينه بايد به تفكيك منابع بودجه اي و مشخصات طرح و پروژه و برنامه و فصول تنظيم شود .

3-   امضاء تنظيم كننده و يا حسابدار و امضاء مسئول قسمت و يا اداره و يا معاونت و امضاء دريافت كننده وجه و يا تنخواه گيرنده و امضاء مقام مجاز با ذكر مشخصات كامل امضاء كننده در ذيل سند هزينه ضروري است .

4-   نوشتن جمع كل عددي و حروفي اسناد هزينه ضروري است.

5-   در هر پرداخت سند هزينه ، برگ حواله همراه با ذكر مشخصات كامل طرح و پروژه يا برنامه و فصول هزينه بر روي حواله و مهر دايره اعتبار ضروري است .

6-   درخواست خريد ، برگ هاي استعلام ، مجوزه ، فاكتور و رسيد انبار يا صورت مجلس تحويل كالا و فيشهاي واريزي كسورات قانوني مانند ماليات ، بيمه و .. بايد ضميمه سند هزينه مربوط باشد .

در يك سند هزينه اگر برگ درخواست يا درخواست وجه نداشت به معني تسويه تنخواه گردان يا پيش پرداخت يا علي الحساب ميباشد و در صورت داشتن برگ درخواست وجه در حكم پرداخت قطعي به تنخواه گردان يا پيمانكار يا شركت خواهد بود.

 

نحوه كار قسمت رسيدگي اسناد

كار قسمت رسيدگي اسناد مميزي كردن اسناد هزينه و فاكتورهاي ارسال براي سازمان است تا از درست بودن و در جاي درست هزينه شدن اين مبالغ و كامل بودن مدارك هزينه اطمينان حاصل شود .

هزينه دواير اعتبارات جاري و سرمايه اي وقتي اقدام به تامين اعتبار و پرداخت مبالغ هزينه ميكنند كه انجام هزينه و كامل بودن مدارك و شواهد هزينه از طرف اين قسمت تائيد شود .

در اين قسمت مميزين براي هزينه هر قسمت در بخش جاري و سرمايه اي وجود دارد كه مسئوليت رسيدگي به اين اسناد را بر عهده دارند .

يك تنخواه دار ، سند هزينه را كه به قسمت مميزي ميآورد و قسمت مميزي رسيدگي ميكند كه سند شامل موارد زير بوده و همه موارد از لحاظ شرايط و ارقام صحيح باشد:

1-    فاكتور

2-    برگ تحويل و تحول (با امضاء تحويل دهنده يا خريدار- تحويل گيرنده – مدير مربوطه )

3-    در صورتي كه به انبار رفته باشد رسيد انبار لازم است .

4-    سند هزينه (كل فاكتورها در اين سند مي آيد )

5-    برگ درخواست وجه ( برگ پرداخت وجه )

6-    حواله

بعد از حواله كه تنخواه دار ارائه كرد قسمت رسيدگي اسناد به صحت و سقم آن با توجه به فصول جاري و آن را كنترل و تائيد كند .

از موارد مهم از رسيدگي به اسناد ، بررسي فاكتورهاي ضميمه مي باشد و بايد توجه بيشتري به اين فاكتورها داشت و كامل و صحيح بودن آنها را كاملا مورد بررسي قرار داد كه با توجه به آئين نامه رسيدگي به اسناد شرايط عمومي فاكتورها به شرح زير مي باشد :

1-   كليه فاكتورها بايستي داراي تاريخ ، شرح كامل كالاي خريداري شده ، مقدار يا تعداد كالاي خريداري شده و بهاي هر واحد كالاي خريداري شده و آدرس فروشنده و امضاء فروشنده ، خريدار و مهر فروشنده بر روي فاكتور

2-   جمع عددي و حروفي فاكتور بدون هيچ گونه خط خوردگي در هر قسمت از فاكتور و در صورت خط خوردگي و تصحيح اشتباه بايد فاكتور مجددا به امضاء و مهر فروشنده رسد

3-   در بالاي فاكتور بايد مشخصات كامل خريدار ذكر شده باشد

4-   در صورتي كه بعضي از فروشندگان داراي فاكتور رسمي نميباشد بايد كالاي خريداري شده يا هزينه انجام شده بر روي فاكتور يا صورتحسابي كه شرايط بند يك را داشته باشد نوشت و توسط فروشنده مهر و امضا گردد .

5-   فاكتور در صورتي كه سه ماه از تاريخ آن گذشته باشد بايد علت تاخير بيان شود و در صورتي كه يكسال از تاريخ آن گذشته باشد يا علت آن كتبا بيان شده تا با تشخيص امور مالي در مورد آن تصميم گيري شود .

 

 

 

 

 

ثبت و صدرو سند حسابداري

فاكتورهاي هزينه و فيشها و حواله هاي پرداختي براي هزينه پس از انجام مميزي براي امور اعتبارات ارسال و پس از صدور چك آن و يا رسيد هزينه براي ثبت به قمست ثبت صدور سند حسابداري ارسال ميشود . در سيستم حسابداري شرکت مسئول ثبت اسناد براي ثبت كردن با وارد كردن كدهاي حسابهاي مربوطه و مشخص كردن نوع رسيد هزينه و با نوشتن شرح مربوطه در قسمت سند حسابدراي و صدرو سند . ثبت حسابها به طور خود كار در سند حسابداري زده میشود و شماره اسناد به طور اتوماتيك زده ميشود . براي اسناد حسابداري نوشتن شماره سند ، تاريخ ، كد و .. شماره و فصل را بايد ثبت كرد تا اقلامي كه درسند حسابداري جاي ميگيرد كامل باشد .

حسابهاي موجود در سند حسابداري شامل يك حساب ميباشد كه شامل سه قسمت ميباشد . كه سه رقم اول آن كد حساب ميباشد و سه رقم دوم آن كد حساب معين ميباشد و سه رقم سوم كه حساب تفضيلي ميباشد كه حساب تفصيلي نشان دهنده اين است كه حساب مورد نظر تحت چه فصل و چه ماده اي ميباشد.براي ثبت حسابها به اين صورت است كه حسابهاي درآمدي يا هزينه اي به طور جداگانه ثبت زده ميشود و ابتدا حسابهاي بدهكار را ثبت زده و سپس سر جمع حسابهاي بدهكار يك عنوان در ستون بستانكار ثبت زده ميشود و سند حسابداري ذخيره ميشود و گزينه انصراف را زده و سپس با گزينه سند جديد زمينه را براي ثبت سند جديد آماده ميكنيم . سند در سيستم حسابداري معمولا دو نوع ميباشد كه يكي سند موقت ميباشد و ديگري سند دائم . سند موقت سندي است كه ما ميتوانيم سند ايجاد شده را ويرايش و تصحيح كنيم يعني در صورتي كه اشتباهي رخ داده باشد ما ميتوانيم آن را ويرايش كنيم و هر وقت كه بخواهيم ميتوانيم از اين سند پرينت گرفته و امضاء تنظيم كننده ، تامين اعتبار كننده ، رئيس ادراه و در نهايت رئيس امور مالي سازمان برسد . سند دائم سندي است كه نتوان هيچ گونه تغييري در آن داد و معمولا در آخر سال محل سند موقت را دائم ميكنند .

سند زدن :

به دلیل این که دیگر از سیستم دستی حسابداری استفاده نمی شود و اسناد را در دفاتر ثبت نمی کنیم باید آنها را در کامپیوتر ثبت کنیم .

پس از ممیزی باید مدارک را سند بزنیم . طریقه سند زدن به این صورت است که وارد نرم افزار حسابداری می شویم قسمت مورد نظر را انتخاب می کنیم بر روی فعالیت می رویم و بر روی آن کلیک می کنیم و شماره فعالیت جدید را می نویسیم و در قسمت تاریخ فعالیت تاریخ را وارد می کنیم و در شرح فعالیت صورت جلسه ها و قراردادها را که ازهر کدام چند برگ وجود دارد را می نویسیم و در قسمت وجه می نویسیم که در وجه چه کسی یا چه فروشگاهی .... است . اگر مربوط به صورت وضعیت باشد در قسمت صورت وضعیت فعلی مبلغ ناخالص کارکرد تا پایان این صورت وضعیت و در صورت وضعیت قبلی مبلغ ناخالص کارکرد تا پایان صورت وضعیت قبلی را می نویسم و سپس تایید را می زنیم و از آن خارج می شویم و روی فعالیتی که ایجاد کردیم می رویم و از نوار ابزار جزئیات فعالیت را انتخاب می کنیم و پنجره بند فعالیت جدید باز می شود و در قسمت کل ردیف اعتباری را كه مسئول اعتبارات بر روی برگ درخواست نوشته است را می نویسیم و مبلغ با توجه به برگ صورت جلسه وارد می کند بعد بدهکار یا بستانکار بودن آن را مشخص و تایید می کنیم . و بعد فعالیت شماره 2 باز می شود که اگر بخواهیم ازموجودی بانک کم کنیم درقسمت کل موجودی بانک را انتخاب وشماره حساب و بانک مورد نظر را انتخاب می کنیم و قیمت را مشخص و بستانکار را انتخاب می کنیم و تایید می زنیم . و سپس به قسمت جزئیات فعالیت رفته و Print را انتخاب می کنیم و پس از بررسی های لازم دوباره print را می زنیم و تعداد صفحاتی که می خواهیم مشخص و سپس ok را می زنیم .

نحوه چک کشیدن :

ابتدا از طریق سیستم کامپیوتر وارد نرم افزار حسابداری می شویم و از لیست بازشده بر روی آیتم مربوط کلیک می کنیم و با توجه به تاریخ سند ، سال مورد نظر را انتخاب و گزینه صدور چک را انتخاب می کنیم . پنجره های چکهای آماده برای صدور باز می شود . در قسمت فعالیت ، شماره سند را تایپ می کنیم . و سپس از نوار ابزار گزینه جستجو و بعد صدور چک را می زنیم که پنجره ایجاد چک جدید باز می شود در قسمت شماره ، شماره ی چک که بر روی چک نوشته شده است را می نویسیم و با دکمه ی tab از صفحه کلید ، قسمت بعدی را می آوریم و در قسمت تاریخ چک ، تاریخ سند را وارد     می کنیم و در قسمت شرح چک ، می نویسیم که چک در وجه چه کسی یا چه فروشگاهی و .... است و چک بابت چه چیزی کشیده می شود .

و به قسمت بعدی می رویم و در قسمت جا خالی شماره چک را وارد می کنیم و آن را بررسی می کنیم که اشتباهی رخ نداده باشد . و سپس بر روی دکمه چاپ کلیک           می کنیم و برایمان صفحه ای باز می شود که اطلاعات و قیمت چک را نشان می دهد (قیمت چک به صورت اتوماتیک آورده می شود) .

باید شماره ی سند در بالای ته چک بنویسیم و همچنین تاریخ سند ، نام گیرنده ، بابت و مبلغ چک را نیز بنویسیم که این ته چک برای خودمان نگه داشته می شود .

چک را از ته چک جدا می کنیم و آن را در دستگاه پرینت می گذاریم . (چک را طوری در دستگاه قرار می دهیم که تاریخ در قسمت پایین قرارگیرد ) و بعد ازنوار ابزار گزینه print report را می زنیم . پنجره print بازمی شود در کادر print rang  درقسمت to from عدد یک را وارد می کنیم بدان معنا که یک برگ پرینت بگیرد ) و ok را می زنیم که دردستگاه برروی چک چاپ می کند .سپس چک را در دستگاه پرفراژ می گذاریم و قیمت آن را وارد می کنیم تو دکمه print را می زنیم که این دستگاه قیمت چک را به صورت برجسته بر روی چک حک می کند و از سیستم کامپیوتر در پنجره ایجاد چک جدید گزینه تایید را می زنیم و در پایان شماره چک را در سند که برای آن جا گذاشتیم می نویسیم و چک را به سند وصل می کنیم .

  سیستمهای نگهداری و کنترل موجودی کالا شامل :
1- سیستم ادواری
2- سیستم دایمی

سیستم ادواری موجودی کالا :

این سیستم در آن گروه از واحدهای تجاری مورد استفاده قرار می گیرند که کالاهای نسبتا ارزان قیمت می فروشند در چنین شرکتهایی هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع آن می باشد به همین خاطر این شرکتها در هر سال حداقل یکبار مبادرت به شمارش فیزیکی موجودی کالا مینمایند تا مقادیر موجودی کالا را مشخص کنند از این مقادیر موجودی کالا در تهیه صورتهای مالی استفاده می شود .واحدهایی نظیر رستورانها و فروشگاههای زنجیره ای کوچک نیز از این سیستم استفاده می کنند .

 سیستم دایمی موجودی کالا :

واحدهای تجاری که از این سیستم استفاده می کنند یک سابقه مستمر از موجودی کالا را در اختیار دارند .اصولا این سیستم در مواردی که کالاهای گرانقیمت همچون اتومبیل و جواهرات یا اثاثیه دارند بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا میباشد .اگر چه استفاده از این سیستم پر هزینه می باشد ولی این هزینه را می توان با زیان ناشی از کسری یا سرقت کالا های گرانقیمت که ممکن است در سیستم ادواری اتفاق افتد مقایسه و به راحتی توجیه کرد .نکته قابل ذکر در این سیستم این است که واحدهای تجاری هرچند که از این سیستم استفاده می کنند ولی سالانه باید یکبار موجودی کالای خود را شمارش کنند (انبار گرداني) . شمارش فیزیکی موجودی کالا باعث حصول اطمینان از برابری موجودی فیزیکی پایان دوره با موجودی کالای دفاتر و سوابق حسابداری می شود .

 

 

 

 

 

 

 

به طور کلی می توان دو سیستم فوق الذکر را به صورت زیر با یکدیگر مقایسه نمود :

سیستم ادواری :
1- نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا نیست .
2- موجودی کالا حداقل یکبار در سال شمارش می شود .
3- برای کالاهای ارزان قیمت مورد استفاده قرار می گیرد .

سیستم دایمی :
1- سوابق مستمر خرید کالا را نگهداری می کند .
2- موجودی کالا باید یکبار در سال شمارش شود .
3- برای هر نوع کالایی می تواند استفاده شود .

  بستن حساب درآمد خدمات :
براي اين كار حساب درآمد خدمات به ميزان مبلغ مانده اش بدهكار شده و در مقابل حساب عملكرد به همان ميزان بستانكار مي گردد .

تاريخ             شرح                 مبلغ بدهکار        مبلغ بستانکار         

30/2/84    حساب درآمد خدمات 5.000.000                                     
                        حساب عملكرد                      5.000.000
              بابت بستن حساب درآمد خدمات

 

بستن حسابهاي هزينه :
براي بستن اين حسابها ، مبالغ مانده حسابهاي هزينه بستانكار شده و در مقابل حساب عملكرد به ميزان جمع آنها بدهكار مي گردد .

تاريخ             شرح                 مبلغ بدهکار        مبلغ بستانکار         

30/2/84    حساب عملكرد       2.250.000                                  
                        حساب هزينه حقوق                1.000.000
                        حساب هزينه اجاره                 1.000.000
                        حساب هزينه آب و برق            250.000
              بابت بستن حسابهاي هزينه

بستن حساب عملكرد :
براي اين كار ابتدا مانده حساب عملكرد را بدست مي آوريم ، در صورت بدهكار بودن آنرا بستانكار ميكنيم و حساب سود و زيان را بستانكار مينماييم و چنانچه بستانكار باشد آنرا بدهكار نموده و حساب سود و زيان را بستانكار مينماييم .
تاريخ             شرح                 مبلغ بدهکار        مبلغ بستانکار         

30/2/84    حساب عملكرد       2.750.000                                  
                        حساب سود و زيان                  2.750.000
              بابت بستن حساب عملكرد

پس از انجام ثبتهاي فوق مانده همه حسابهاي موقت صفر شده و اين حسابها در دفاتر سال مالي منتهي به 30/2/84 بسته ميشوند ضمناً بايد توجه داشت كه مانده حساب عملكرد كه به سود و زيان بسته ميشود همان مانده سود قبل از كسر ماليات است .

 

حسابداری شرکت امن افزانوین گستر از نوع خدماتی می باشد.

هردوره مالی از اول فروردین سال آغازوبه سی اسفندماه سال بعد ختم میشود.

نرم افزارمورد استفاده دراین شرکت یک نرم افزاربا سیستم یک پارچه به نام نمادمیباشد

که دارای قسمتهای مختلفی از قبیل حسابداری مالی،حقوق ودستمزد،خزانه داری،اموال وانبار است که تماما" به قسمت مالی شرکت متصل هستند.

کلیه سیستم هاجهت صدور سند به قسمت مالی ختم می شوند.

 

طبقه بندی کلیه حسابها دریک سیستم حسابداری به صورت اعداد وارقام است.

نوع سیستم تفصیلی دراین شرکت به صورت زیر بوده ودارای دوسرفصل

میباشد.1-سرفصلها 2-اشخاص

سرفصلها                                                           اشخاص

1-طلب ازاشخاص                                            1-آقای کشمیری

2_پیش پرداختها                                              2-آقای نسیمی

3-...                                                             3-خانم تاج الدین

4-...                                                             4-...

صدورسند:

دراینجا هربخش(مانند انبار،خزانه داری و...) سندهای مالی مربوط به خود را میزند سپس جهت کنترل و ثبت نهایی به قسمت مالی ارجاع میدهند.

  

انواع سند:

براساس مراکز صدورسند ونوع آنها تقسیم بندی می شوند مانند:سندحقوق و دستمزد،دریافت و پرداختها،افتتاحیه و...

مراحل صدوروثبت اسناد:

یک- صدوراسناد توسط مراکزصدورسند

دو- تایید اسناد صادر شده توسط مسئول حسابداری

سه- تصویب اسناد صادر شده توسط مدیر امورمالی

چهار- ثبت اسناد نهایی شده دردفاتر قانونی روزنامه و کل به صورت ماهانه

لازم به ذکر است این اسناد پس از تصویب پرینت گرفته شده،ضمایم هرسند ضمیمه پرینت مربوطه میگردد ودرنهایت درفایل هابایگانی می شوند.

 

 

چاپ اسناد بااشکال مختلف:

نرم افزارمالی قادر به ارائه انواع توسط کاربر می باشد وعلاوه برآن گزارشهای تنظیم شده رامیتوان بنابرضرورت وخواست مدیران ساماندهی کرده وبه اشکال مختلف به مدیران ارائه داد که درهر قسمت   بنا بر ضرورت متغیر است.

ترازآزمایشی :

ترازآزمایشی گزارشی است که گردش و مانده حسابها رادریک محدوده زمانی به کاربرنشان میدهد که نرم افزاراین شرکت قادراست آنرابه صورت دو،چهار،شش وهشت ستونی ارائه دهد.

دفاتردرسطوح مختلف وترکیبی:

گزارش دفاتر(صورتحساب هرکد حساب)رامیتوان کل،معین وتفصیلی ازسیستم تهیه کرد.

 

آنالیز حسابها:

درپاره ای ازاوقات برخی ازسندهای ثبت شده مجددأ کنترل وبررسی میگردند تادرصورت لزوم برای آنها سنداصلاحی صادر شود.

عملیات پایان دوره مالی:

درپایان دوره مالی ،اسنادپایان دوره مانند سند استهلاک داراییها، انبارگردانی وموجودی موادپایان دوره،سند ذخیره مزایای پایان خدمت پرسنل،سندهای اصلاحی موردنیاز و... زده می شودودرنهایت حسابهای موقت(هزینه) به حساب سود وزیان بسته شده وسند سودو زیان صادرمیگردد و حسابهای دائم نیزبه حساب ترازاختتامیه بسته می شوند، سند اختتامیه صادر میشود.

 

صورتهای مالی

ازصورتهای مالی اساسی دراین شرکت میتوان به سه نمونه اساسی اشاره کرد:

یک- صورت هزینه وزیان وگردش حساب

دو- صورت جریان وجوه نقد

سه- ترازنامه

بدین صورت که درابتدا صورت جریان وجوه نقد راتهیه کرده ومانده حساب وجوه نقد دریک تاریخ خاص را (31 اسفند) مشخص نموده وآنراعیناً به ترازنامه منتقل میکنند.

سپس برای تهیه صورت سودوزیان هزینه های عملیاتی را ازدریافتی ها کسرکرده ،دریافت جدید رانیز به آن اضافه نموده،آنرا با عنوان (زیان) خالص عملیاتی به گردش حساب انباشته منتقل می کنند.

 

مراحل تهیه گردش حساب ( زیان ) انباشته:

(زیان) خالص عملیاتی  باحاصل جمع (زیان) انباشته اول دوره وخالص تعدیلات سنواتی( که باعنوان دریافت درابتدای سال تعدیل شده ثبت شده است) جمع می شود ومانده باعنوان دریافتی مانده پایان سال به ترازنامه منتقل می گردد.

ودرنهایت پس ازمشخص شدن مانده تمامی حسابها درتاریخ 31 اسفند ترازنامه شرکت تهیه می شود.

رسیدگی امور مربوط به تنخواهگردان و کارپردازان :

تنخواهگردان برای ارجاع دادن گزارشات پرداخت خود می بایست برگه درخواست ، فاکتور خرید و قبض انبار را تهیه کند و ما با بررسی و گاهی اوقات با زنگ زدن به فروشنده از موارد فوق اعلام وجود می کنیم و بعد به کمک ماشین حساب از صحت ارقام اطمینان حاصل می کنیم  و این امور 10 درصد کار من را تشکل می داد.

                                      

انجام امور مربوط به چک :

ابتدا چکهایی را همراه با فلاپی از خزانه داری برای ریختن به حساب   پرسنل و ... تحویل می گرفتم اسامی پرسنل بسیار زیاد بود ما شماره حساب و اسامی و مبلغ قابل پرداخت را همراه با دیگر مشخصات در فلاپی درج و تحویل بانک می دادیم و انها مبلغ مشخص شده را به حساب موارد فوق می ریختند.

نوع دوم چکها به این صورت بود که ابتدا چکهایی به بانک ملت می بردم و از انها چک رمزدار تحویل می گفتم(این چکها معمولا برای انتقال وجه از حساب خود در یک بانک به حساب دیگرخود در بانک دیگری استفاده می شد)وسپس به بانک سپه می بردم و تحویل انها می دادم.

نوع سوم چک  به صورت حواله ای بود که من فقط فرمهای مربوطه را پر می کردم وتحویل کارمند بانک می دادم.

چکهای دیگری نیز بود که من از گفتن انها صرف نظر می کنم . تمامی این چکهاقسمتی از کار من را تشکیل می داد.

کمک به قسمت امور مالی

با مراجعه به بانک و گرفتن فیش واریزی نقدی و تقسیم آن به سه برگ و مهر کردن آنها وسپس گرفتن فیشهای پرداخت شده توسط تحصیلدار و تحویل آن به خانم گلزاری و صدور سندمربوط به آن توسط ایشان ورساندن سندبه قسمت امورمالی کار من را تشکیل می داد.

کامل کردن اطلاعات خود از طریق مطالعه و دیدن نمونه ها و اموزش در زمینه صورت مغایرات بانکی (که فقط ما اعداد صورت حساب بانک را وارد می کردیم نرم افزاربه صورت خودکار انها را با اطلاعاتی که قبلا داده بودیم تطابق می داد و مغایرات را برایمان پیدا می کرد ولی به دلیل مشکل داشتن نرم افزار صورت مغایرات را به صورت دستی و به کمک دوستان مالی کارانجام می پذیرفت) اظهارنامه مالیاتی (که به صورت مجله ای بود) و گزارشات برون سازمانی (که شامل صورت هزینه و زیان و هزینه و زیان جامع و گردش جریان وجوه نقد و ترازنامه بود) و گزارشات حسابرسان که می آمد کار من را تشکیل می داد.

من در اتاقی کار می کردم که از 4 قسمت حقوق و دستمزد ، اموال ، حسابداری مالی و خزانه داری تشکیل شده هر قسمت به کمک نرم افزار با هم در ارتباط بودند و زیر نظر مدیر مالی فعالیت می کردند. هر قسمت به طور مختلفی از نرم افزار استفاده می کردند برای مثال اموال با انبار در ارتباط بود و کالای وارد شده در انبار را نام گذاری و کد مخصوصی می داد در قسمت حسابداری مالی تنها برای رویدادهای مالی ثبت انجام می شد و سیستم به طور خودکار با توجه به ثبت ها ، انواع گزارشات و صورتهای مالی تحویل کاربر می داد و در قسمت خزانه داری امور مربوط به چکها و موارد بانکی به کمک نرم افزار انجام می شد و در قسمت حقوق ودستمزد(کلیات)که 3 قسمت قبلی از این قسمت دستور می گیرند و انواع محاسبات از قبیل استهلاک و ذخیره مطالبات و ... در این قسمت انجام می شد و همچنین بدست اوردن خالص حقوق و دستمزد به کمک برنامهExcel توسط همکاران انجام می پذیرفت.

اموال

 خرید اموال:

درابتدا واحدها وسایل موردنیازخودرادرخواست می دهند .درخواست صادرشده پس ازموافقت وصدورامضاهای لازم واردانبارمی شود.

انباردارنیز درخواستی راجهت  خرید وسایل موردنیازصادرویک برگ آنراتحویل تدارکات داده وبرگ دیگررادرداخل پرونده بایگانی می نماید.

تدارکات پس از خرید، اموال را به همراه فاکتوروبرگ درخواست خریدی که تحویل گرفته بود به انبارارائه می دهد.

 

تحویل اموال به جمعدار:

انباردارپس کنترل صحت وسلامت اجناس قبض انبارصادرکرده ،اموال را تحویل جمعدار می دهد..

 

جمعداری:

جمعداروسائل خریداری شده راتحویل گرفته ،برای آنها شماره اموال صادرمی کند.

نکته:اموالی که جمعدار تحویل میگیرد اموالی هستند که بیش از 150000 ریال ارزش دارند.اموالی که کمترازاین مبلغ دارای ارزش هستند اموال مصرفی محسوب شده وبه مرور زمان مصرف می شوندوارزش آنها به صفرمیرسد.

جمعدار پس ازتحویل ،اموال راطبق زیرشاخه هایی که درسیستم تعریف شده است طبقه بندی می نماید.به طورمثال بابازکردن زیرشاخه مانیتوردرسیستم ،میتوان تمامی مانیتورهای شرکت رابه همراه عمرمفید،ذخیره استهلاک  ،   محل استقرار،شماره اموال ،ارزش دفتری وبهای تمام شده مشاهده کرد.که خود این اطلاعات قبلاً ازطریق قبض شده است.

عمرمفید واستهلاک اموال 

طبقه بندی عمرمفید وروش استهلاک به شرح زیرمیباشد:

1- اثاثه اداری 10 ساله به روش خط مستقیم

2- لوازم الکترونیکی (حساس) 8 ساله به روش خط مستقیم

3- لوازم اداری آموزشی (میزوصندلی و...) 5 ساله به روش خط مستقیم

4- وسائط نقلیه (سواری) بانرخ %25 به صورت نزولی

5- وسائط نقلیه (باری) با نرخ%30 به صورت نزولی

6- ساختمان (اداری) بانرخ %7 به صورت نزولی

7- ساختمان (مسکونی) بانرخ %8 به صورت نزولی

روش محاسبه استهلاک

مستقیم:

برای محاسبه استهلاک به روش مستقیم بهای تمام شده آنرابر عمرمفیدش تقسیم مینمایند تااستهلاک سالانه آن مشخص گردد.

سپس استهلاک بدست آمده در تعداد سالهایی که استفاده شده است ضرب می شود تااستهلاک انباشته آن مشخص گردد.

اگرجنسی ازمیانه سال وارد سیستم شده باشد برای محاسبه استهلاک آن سال استهلاک سالانه رابر360 تقسیم کرده ودرتعداد روزهای استفاده شده آن سال ضرب می شود تااستهلاک آن سال معین شود.

استهلاک یکساله =عمر مفید / قیمت تمام شده

استهلاک انباشته = تعدادسالهای استفاده * استهلاک یکساله

نزولی:

هزینه استهلاک = نرخ استهلاک * ارزش دفتری

ارزش دفتری = استهلاک انباشته – بهای تمامشده

 برخی ازدارایی ها مانند ساختمان پس ازاینکه به طور کامل مستهلک شدند توسط کارشناس ارزیابی میگردند وقیمت جدیدی برای آنهادرنظرگفته می شود تا مجدداً عنوان دارایی ثبت شوند.

وسایلی که ازابتدا کارایی لازم را ندارد ویا اینکه زودترازموئد ازرده خارج می شوند توسط واحد مربوطه طبق نامه ای به جمعداراعلام می گردند.

جمعدارنیزطبق یک رونوشت دارایی مورد نظررابه عنوان جنس اسقاطی تحویل انبار می دهد.

خروج  دارایی های اسقاطی ازانبار:

انباردارطبق صورتجلسه ای وجود دارایی های اسقاط را به استحضارمدیرعامل میرساند.ومدیرعامل نیزباتوجه به صلاح دیددستورات لازم را صادرمیکند.

و درنهایت نامه ای برای جمعداری وحسابداری ارسال میشود تادارایی های مورد نظردردفاتروسیستم ازرده خارج شوند.

محدودیت درخریدها:

واحدمالی ،بودجه مورد نظر واحدهای دیگرشرکت را به طورسالانه مشخص می نماید تاواحدها برطبق بودجه تصویب شده اقدام به خرید دارایی های موردنیازکنند.

انبار ها

1- انباراداری:ابزاراداری مانندملزومات ونوشت افزاردرآن نگهداری می شود.

2- انبارارزاق: وسایل خوراکی ازقبیل نوشابه و...درآن نگهداری می شود.

3- انباراموال:که وسایل اسقاطی و دارایی های مازاد درآن نگهداری می شود.

4- انبارخدمات:که درآن شوینده هاووسائل خدماتی نگهداری می شود.

طریقه خروج دارایی ازانبار

درابتدا برگ درخواست خرید تکمیل وبه امضای اشخاص ذیل میرسد:

1- متقاضی  2- مدیرمربوطه 3- معاونت مربوطه 4- مدیرامورعمومی

 سپس برای اموالی که درانبار وجود دارد حواله انبارصادرشده وتحویل متقاضی میگردد.

ودرصورتیکیه جنس موردنظر درانباروجود نداشته باشد انبارداربرگ درخواست خریدراتکمیل و خودومدیرامورعمومی امضامی کنند.وآنراتحویل

تدارکات میدهد تادرنهایت به مانندنکاتی  که دربخش اموال ذکرشد اقدامات لازم انجام شود.

نکته1:تمامی خریدها طبق اولویت بندی وبراساس ضرورت انجام می شود.

نکته2:خریدها دردو صورت انجام می شود یک- برای شارژانبار دو –براساس تقاضا

نکته3:تمامی این انبارها فاقدکالای امانی هستند.

خزانه داری

بهبود نقدینگی سازمانها علاوه برایجاد ارتباط مناسب باسایرین ، نیازی است که همه سازمانها با آن روبرو هستند .دراختیارداشتن اطلاعات صحیح در مورد مشتریان ونحوه ایجاد ارتباط صحیح به منظوربهینه ساختن تسهیلات اعطایی به سایرین نکته بسیار مهمی دربازار رقابتی امروز می باشد. مدیریت منابع مالی وکنترل وبرنامه ریزی نقدینگی سازمانها یکی از مهمترین مباحث مدیریت مالی می باشد.

تعریف بانکها،شعب وحسابهای جاری مختلف:

1- جاری جام به شماره 23/4878800 بانک ملت شعبه خوش شمالی که یک حساب هزینه عمده است.

2- جاری جام به شماره 62/89756299 بانک ملت شعبه خوش شمالی که یک حساب هزینه ای است.

3- شماره حساب 0057156600 بانک تجارت شعبه آزادی(وزارت کار): برای انجام امورفرهنگی ازآن استفاده می شود.

4- شماره حساب 98859842 بانک سینا: برای هزینه های فوق الاده پرسنل ازآن استفاده می شود

5- سپرده کوتاه مدت به شماره حساب906420010 بانک ملت شعبه خوش: برای سپرده صندوق ذخیره کارکنان (اقتصادخانواده) ازآن استفاده می شود.

 تمامی شماره حسابها برای مثال است وصحت ندارد.

تعریف صندوقهای مختلف این موسسه

دراین شرکت ازدونوع صندوق استفاده می شود:یک-  ارزی   دو- نقدی

 صندوق ارزی:واحد ارزی دراین صندوق یورو می باشد که برای ماموریتهای خارج ازکشور ازآن استفاده می شود.

 صندوق نقدی:برای انجام هزینه های داخلی بخش مالی ازقبیل تحصیل داران ،هزینه پذ یرایی،ایاب وذهاب و... ازاین صندوق استفاده می شود.

دسته چکها

حسابهای جاری همگی دارای دسته چک 50 برگی میباشند.

تنها درحساب هزینه هابه علت گردش زیاد ازدسته چک 90-80 برگی استفاده می شود.

 تسهیلات بانک:این شرکت هیچگونه تسهیلاتی ازقبیل وام ازبانک دریافت نمی کند.

طبقه بندی چکهابراساس مدت:

تمامی چکهای صادر شده دراین شرکت به روز میباشد وچک مدت دار به هیچ وجه صادر نمی شود.وجوه نقد نیز به جز صندوق مالی وتنخواه گردان به هیچ عنوان استفاده نمی گردد.

ثبت های حسابداری

انواع ثبت های اسناددریافتنی درشرکت عبارتنداز:فیشهای نقدی،چکهای مدت دارجهت ضمانت،سفته ها وچکهای تضمینی

صورت مغایرات بانکی

ازمقایسه ثبت دفترشرکت و صورتحساب بانک نتیجه می گیریم هرمبلغی درستون بدهکاردفترشرکت درج شده باشد همان مبلغ درستون بستانکار صورتحساب ثبت شده وبالعکس هرمبلغی در ستون بستانکار شرکت ثبت شده ،همان مبلغ درستون بدهکارصورتحساب درج شده است.

ممکن است درانتهای هرماه موجودی حساب شرکت بامانده صورتحساب بانک مطابقت نداشته باشد.

شرکت برای مشخص شدن دلیل این عدم مطابقت اقدام به تهیه صورت مغایرت بانکی می نماید.

عوامل مغایرت بین مانده دفاتر وصورتحساب بانک:

1-    چکهای صادره که برای وصول به بانک ارائه نشده باشند.

2-   چکهای دریافتی ازسایرین مانند پیمانکار جهت وصول به بانک ارائه شده باشد ولی برگشت خورده باشد.

3-   وجوه بین راهی

4-    واریزهای به حساب جاری شرکت که اعلامیه بستانکارآن به شرکت ارائه نشده باشد.

5-    برداشت بانک ازحساب شرکت به عنوان کارمزدکه اعلامیه بدهکار آن  به شرکت نرسیده باشد.

6-   اشتباه یکی ازطرفین درثبت رقم.

 

 مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی

به منظورحصول اطمینان ازدرستی عملیات بانک مراحل تهیه صورت مغایرت به شرح زیراست:

 

الف - دریافت صورتحساب جاری بانک توسط فاکس یا اینترنت

ب - مقابله کردن اقلام ثبت شده درستون بدهکاردفتربااقلام ثبت شده درستون بستانکارصورتحساب دریافت شده ازبانک وقراردادن علامت تیک درمقابل اقلام مشابه ویکسان.

ج - مقابله کردن اقلام ثبت شده درستون بستانکار دفتر بااقلام ثبت شده درستون بدهکارصورتحساب دریافت شده ازبانک وقراردادن علامت تیک درمقابل اقلام مشابه ویکسان.

د – مشخص کردن اقلام باز دفتر باصورتحساب بانک (اقلام تیک نشده) به دورآنهاکه ازموارد مغایرت اند.

ه – تحلیل موارد مغایرت ویافتن  علت وتاثیرآن با موجودی.

پس ازروشن شدن اقلام بازوتحلیل آنها بایدنسبت به افزایش یاکاهش آنهااز مانده دفتریا صورتحساب بانک به یک مانده واقعی رسیدونهایتاً نسبت به اصلاح وصدوراسناد اصلاحی وثبت آن دردفتر شرکت اقدام نمود.

نکته: یکسانی تاریخ ، شماره مدرک ومبلغ هرقلم درمواد (ب وَج) ضروری است.درضمن روش صورت مغایرتگیری دراین شرکت روش رسیدن به مانده واقعی است وپس از تهیه صورت مغایرت بانکی مواردی که به ثبت آنهادر دفاترشرکت نیازباشد باجمع آوری اسناد ومدارک لازم نسبت به ثبت آن اقدام می شود تامانده واقعی حساب بانک دردفاترشرکت بدست آید.